Ngân hàng Dữ liệu số trong IRMS
Ngân hàng Dữ liệu số là trung tâm quản lý toàn bộ tài liệu điện tử của tổ chức. Module này cho phép lưu trữ, phân loại, phân quyền và chia sẻ tài liệu một cách có hệ thống — phục vụ cho các hoạt động đối ngoại, ký kết, báo cáo và vận hành nội bộ. Người dùng được phân quyền quản trị hệ thống hoặc quản lý tài liệu có thể truy cập đầy đủ các chức năng của module này.
Giao diện Tổng quan
Khi truy cập vào Ngân hàng Dữ liệu số, giao diện chính hiển thị 3 khu vực chính:
- Thanh thống kê (trên cùng): Hiển thị tổng số tài liệu, số lượng đã xuất bản, bản nháp, chưa phân loại, sắp hết hạn, đã hết hạn, theo loại chính sách, và tổng dung lượng lưu trữ.
- Cây danh mục (bên trái): Hệ thống phân loại dạng cây thư mục với 2 tab — Hệ thống (danh mục chung) và Của tôi (thư mục cá nhân).
- Bảng tài liệu (bên phải): Danh sách tài liệu hỗ trợ tìm kiếm, lọc theo loại, trạng thái, mức bảo mật, và ngày hết hạn. Hỗ trợ 2 chế độ hiển thị: Dạng bảng và Dạng lưới.
Các chức năng chính
| Chức năng | Mô tả | Trang |
|---|---|---|
| Kho tài liệu | Quản lý toàn bộ tài liệu: thêm, sửa, xóa, tải xuống, xem, phân quyền, gắn nhãn, phê duyệt xuất bản | /admin/system/documents |
| Biểu mẫu | Quản lý các biểu mẫu (template) dựa trên tài liệu Word, cho phép sinh tài liệu tự động từ biến | /admin/system/templates |
Mẹo tìm tài liệu nhanh
Bạn có thể kết hợp cây danh mục bên trái với ô tìm kiếm trên bảng để thu hẹp kết quả nhanh chóng. Nhấn vào tên danh mục để lọc theo thư mục, sau đó dùng ô tìm kiếm ở cột "Tài liệu" để tìm theo tên.