Skip to main content

Lịch sử Tặng quà & Lễ tân

Chức năng Báo cáo Lịch sử Tặng quà & Lễ tân giúp bộ phận Đối ngoại kiểm soát minh bạch ngân sách quà tặng, đánh giá tần suất chăm sóc các đối tác chiến lược và phân tích thói quen tặng quà theo các dịp lễ, sự kiện. Module này đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và duy trì mối quan hệ nồng ấm với các tổ chức.

1. Tùy chọn Bộ lọc Nâng cao​

Thanh bộ lọc trên cùng cho phép chuyên viên thu hẹp phạm vi báo cáo theo nhiều tiêu chí linh hoạt:

  • Đối tác: Tìm kiếm lịch sử nhận quà của một đối tác cụ thể (Ví dụ: Đại học Y khoa ABC).
  • Danh mục quà: Lọc theo tính chất quà tặng (Quà lưu niệm, Ẩm thực, Hiện vật, Trải nghiệm...).
  • Năm & Khoảng thời gian: So sánh ngân sách lễ tân giữa các khoảng thời gian cụ thể (Ví dụ: Từ ngày 01/01 đến 31/12).

2. Thẻ Thống kê Tổng quan (KPIs)​

Năm chỉ số (cards) đầu trang cung cấp một bản tóm tắt nhanh gọn về hiệu quả công tác lễ tân.

Tổng quan Báo cáo Tặng quà

  • Tổng quà đã tặng: Số lượng phần quà đã được xuất đi.
  • Tổng chi phí: Ngân sách thực tế (VND) đã chi trả.
  • Đối tác được tặng / Người nhận: Mức độ phủ sóng của chiến dịch chăm sóc (Có bao nhiêu tổ chức và bao nhiêu cá nhân được tặng).
  • Chi phí TB/lần: Mức chi trung bình cho một lần tặng quà. Giúp người quản lý kiểm soát để không vượt quá định mức ngoại giao cho phép.

3. Cơ cấu và Dịp tặng quà​

Khu vực này giải đáp câu hỏi: "Trường thường tặng loại quà gì và vào những dịp nào?"

Cơ cấu theo Danh mục quà​

  • Dạng biểu đồ: Biểu đồ tròn (Pie Chart).
  • Ý nghĩa: Chia nhỏ ngân sách quà tặng thành các nhóm danh mục.
  • Ứng dụng: Giúp người quản lý nhận ra liệu trường có đang chi quá nhiều cho một loại quà (như Ẩm thực/Tiệc tùng) mà ít tặng các món mang giá trị biểu tượng (Quà lưu niệm logo trường) hay không.

Số quà theo Dịp tặng​

  • Dạng biểu đồ: Cột đứng (Column Chart).
  • Ý nghĩa: Thống kê tần suất tặng quà theo các sự kiện (Lễ ký kết, Ngày kỷ niệm, Chuyến thăm...).
  • Ứng dụng: Là cơ sở dữ liệu để phòng Đối ngoại dự trù kinh phí mua sắm quà tặng cho năm tài chính tiếp theo (Ví dụ: Cần dự trữ nhiều quà vào mùa "Ký kết MoU").

Xu hướng chi phí theo tháng

Xu hướng Chi phí Tặng quà theo Tháng​

  • Dạng biểu đồ: Biểu đồ vùng (Area Chart).
  • Ý nghĩa: Minh họa dòng chảy của ngân sách lễ tân qua từng tháng trong năm.
  • Ứng dụng: Dễ dàng nhận diện các "tháng cao điểm" (thường rơi vào mùa tốt nghiệp, các dịp kỷ niệm thành lập hoặc lễ tết).

4. Xếp hạng Đối tác và Phân tích Vật phẩm​

Hệ thống cung cấp danh sách xếp hạng để đảm bảo ngân sách được chi đúng người, đúng chỗ.

Xếp hạng đối tác nhận quà

Xếp hạng Đối tác theo Chi phí Tặng quà​

  • Ý nghĩa: Hiển thị danh sách các tổ chức đang được trường "ưu ái" nhất, sắp xếp theo tổng giá trị quà tặng.
  • Ứng dụng: Kiểm tra chéo (Cross-check). Nếu một đối tác đứng Top 1 về nhận quà nhưng lại nằm trong danh sách "Ngủ đông" ở Báo cáo Sức khỏe hợp tác, đó là dấu hiệu cho thấy công tác lễ tân đang không mang lại hiệu quả thực tế và cần cắt giảm ngân sách.

Top quà tặng phổ biến

Top 10 quà tặng & Tags phổ biến​

  • Top 10 quà tặng: Liệt kê những món quà (Vật phẩm cụ thể) được lựa chọn nhiều nhất kèm số lượng và tổng chi phí. Rất hữu ích cho bộ phận mua sắm vật tư.
  • Top Tags (Đám mây từ khóa): Trực quan hóa các đặc điểm nổi bật của quà tặng. Các tag xuất hiện càng nhiều, chữ càng to.

5. Lịch sử Chi tiết​

Bảng dữ liệu tặng quà gần nhất

  • Bảng 20 bản ghi tặng quà gần nhất: Đây là sổ cái ghi chép chi tiết từng lần xuất quà.
  • Thông tin bao gồm: Tên quà, Tên đối tác (kèm mã), Người nhận đích danh (kèm chức vụ), Danh mục, Dịp tặng, Ngày tặng, Chi phí và các Tags đánh dấu.
  • Mục đích: Phục vụ công tác thanh tra, kiểm toán minh bạch dòng tiền chi cho công tác lễ tân của phòng Đối ngoại.