Chuyển tới nội dung chính

Tổng quan Phần mềm Quản lý Đối ngoại (IRMS)

Phần mềm Quản lý Hoạt động Đối ngoại (IRMS) là nền tảng số hóa toàn diện giúp Trường Đại học Y Dược Cần Thơ (CTUMP) quản lý tập trung, tối ưu và liên thông mọi nghiệp vụ đối ngoại: từ hồ sơ đối tác, văn bản ký kết, hoạt động thực tế đến lưu học sinh trao đổi.

1. Đối tượng Sử dụng chính​

Hệ thống được thiết kế phân quyền chặt chẽ theo chức năng nhiệm vụ thực tế của từng nhóm người dùng:

  • Ban Giám hiệu (BGH): Xem các báo cáo quản trị tổng quan, thống kê hiệu quả hợp tác và trực tiếp phê duyệt các hồ sơ quan trọng.
  • Cán bộ Phòng Hợp tác Quốc tế (Phòng HTQT): Đơn vị quản lý chính toàn hệ thống. Thiết lập danh mục đối tác, theo dõi hiệu lực văn bản ký kết, điều phối đoàn ra/đoàn vào, hỗ trợ thủ tục Visa và tạm trú cho sinh viên.
  • Cán bộ các Khoa / Bộ môn / Đơn vị: Chủ động cập nhật nhật ký làm việc với đối tác, quản lý giảng viên đi công tác nước ngoài, xác nhận điều kiện chuyên môn/học thuật cho sinh viên tham gia trao đổi.
  • Lưu học sinh & Sinh viên: Đăng ký tài khoản, nộp hồ sơ tham gia các chương trình trao đổi (đến/đi) và nhận thông báo cập nhật về thủ tục.

2. Các phân hệ chức năng cốt lõi​

Hệ thống IRMS vận hành dựa trên 5 trụ cột chức năng chính:

2.1 Quản lý Hồ sơ Đối tác & Chăm sóc​

  • Nguồn dữ liệu duy nhất: Số hóa toàn bộ hồ sơ đối tác trong và ngoài nước, thông tin người liên hệ, đại diện pháp lý.
  • Lịch sử hợp tác: Tự động tổng hợp tất cả văn bản đã ký, dự án, đoàn ra/đoàn vào và nhật ký làm việc liên quan đến đối tác đó trên một màn hình duy nhất.
  • Chăm sóc & Nhắc nhở: Theo dõi lịch sử tặng quà (cảnh báo trùng quà tặng) và tự động gửi email/thông báo nhắc nhở cán bộ trước 3-5 ngày đối với các sự kiện quan trọng (Ngày quốc khánh nước đối tác, ngày thành lập trường bạn, sinh nhật lãnh đạo đối tác).

2.2 Theo dõi Thực hiện​

  • Quản lý Văn bản ký kết (MoU/MoA/Hợp đồng): Theo dõi từ dự thảo đến ký kết chính thức. Áp dụng hệ thống cảnh báo "Đèn giao thông" (Xanh: còn hạn, Vàng: sắp hết hạn trước 3-6 tháng, Đỏ: đã hết hạn) để chủ động đàm phán tái ký.
  • Theo dõi hoạt động thực tế: Liên kết trực tiếp các Chương trình/Dự án hợp tác, Nhật ký họp và Kết quả hoạt động với một văn bản ký kết gốc để đánh giá chính xác mức độ hiệu quả của thỏa thuận.
  • Quản lý Lịch trình di chuyển:
    • Đoàn vào: Quản lý lịch trình tiếp đón đoàn khách quốc tế đến làm việc tại trường, danh sách thành viên và chi phí tiếp đón.
    • Cán bộ công tác (Đoàn ra): Theo dõi giảng viên, lãnh đạo trường đi nước ngoài công tác, quyết định cử đi và báo cáo thu hoạch.

2.3 Sinh viên & Visa​

  • Hồ sơ trao đổi sinh viên: Quản lý thông tin lưu học sinh nước ngoài học tập tại trường (sinh viên đến) và sinh viên trường đi học nước ngoài (sinh viên đi).
  • Tự động xuất biểu mẫu: Tự động điền dữ liệu để kết xuất file Word các văn bản hành chính như: Thư mời nhập học, Thư bảo lãnh xin Visa (Mẫu NA2 gửi Cục Quản lý Xuất nhập cảnh), Công văn giới thiệu.
  • Cơ chế liên kết Visa & Tạm trú: Tự động theo dõi tiến độ cấp thị thực, cảnh báo thời hạn Visa và tự động nhắc nhở khai báo tạm trú với Công an địa phương ngay khi sinh viên nhập cảnh.

2.4 Trình duyệt & Phê duyệt​

  • Cung cấp bảng điều khiển "Chờ tôi duyệt" tập trung cho lãnh đạo các cấp (Trưởng khoa, Trưởng phòng HTQT, BGH) để phê duyệt nhanh chóng mọi hồ sơ và yêu cầu.
  • Lưu vết lịch sử xét duyệt đầy đủ và hỗ trợ tính năng Nhảy cóc thông minh khi nộp lại hồ sơ yêu cầu chỉnh sửa.

2.5 Báo cáo Quản trị và Thống kê​

  • Tự động vẽ biểu đồ trực quan về phân bố đối tác theo địa lý (Bản đồ nhiệt), cơ cấu văn bản ký kết, lưu lượng trao đổi sinh viên.
  • Chỉ số sức khỏe hợp tác: Cảnh báo các đối tác đã ký kết MoU/MoA nhưng không phát sinh bất kỳ hoạt động hợp tác nào trong vòng 12 tháng qua để phòng chức năng tiến hành đánh giá lại.

3. Luồng Nghiệp vụ Liên thông Mẫu​

Hệ thống IRMS giúp kết nối các phòng ban và đối ngoại viên theo một luồng công việc mượt mà:

1. Thiết lập Đối tác mới (Phòng HTQT)
   └── 2. Soạn thảo & Ký kết MoU/MoA (Phòng HTQT + Đơn vị liên quan)
         ├── 3. Triển khai các Dự án, Nhật ký làm việc, Tiếp đón Đoàn vào (Khoa/Phòng)
         └── 4. Tiếp nhận Sinh viên nước ngoài trao đổi (Khoa + Phòng HTQT)
               ├── Quy trình duyệt hồ sơ 3 bước (Khoa -> HTQT -> BGH)
               ├── Tự động xuất Mẫu NA2 xin Visa & gửi Thư mời
               └── Đón sinh viên nhập cảnh -> Tự động nhắc Khai báo Tạm trú
                     └── 5. Báo cáo & Thống kê hiệu quả cuối năm (BGH + Phòng HTQT)