Skip to main content

Tổng quan Phần mềm Quản lý Đối ngoại (IRMS)

Phần mềm quản lý đối ngoại (IRMS) là một hệ thống toàn diện được thiết kế để số hóa và quản lý các hoạt động hợp tác quốc tế, bao gồm các chức năng cốt lõi sau:

1. Quản lý Hồ sơ đối tác toàn diện (CRM)​

Hệ thống số hóa toàn bộ dữ liệu đối tác để trở thành nguồn dữ liệu duy nhất.

  • Phân loại đa chiều: Đối tác được phân nhóm theo khu vực (trong nước/ngoài nước) và cấp độ (chiến lược, tiềm năng, đã ký MoU/MoA).
  • Chăm sóc đối tác tự động: Lưu trữ chi tiết thông tin tổ chức và đầu mối liên hệ (kèm chức vụ). Hệ thống theo dõi lịch sử tặng quà (có cảnh báo trùng lặp), ghi nhớ các ngày kỷ niệm (ngày thành lập, quốc khánh, sinh nhật) và tự động gửi email nhắc nhở cán bộ phụ trách chuẩn bị trước 3-5 ngày.

2. Quản lý Vòng đời Hợp tác và Ký kết​

Quản lý toàn bộ quy trình từ đàm phán đến khi ký kết và tái ký, tránh tình trạng "ký xong để đó".

  • Lưu trữ số hóa: Lưu trữ số hóa văn bản hợp tác (MoU, MoA, Hợp đồng nguyên tắc) và theo dõi trạng thái văn bản (đang soạn thảo, đang hiệu lực, sắp hết hạn, v.v.).
  • Cảnh báo thông minh: Hiển thị dashboard "Đèn giao thông" (Xanh: còn hạn dài, Vàng: sắp hết hạn 3-6 tháng, Đỏ: đã hết hạn) và tự động gửi email nhắc nhở tái ký kết.

3. Quản lý Hoạt động, Dự án và Theo dõi Thực hiện​

  • Nhật ký làm việc: Ghi nhận biên bản các cuộc họp, thông tin đoàn khách đến và đi (thành phần, mục đích, kết quả, tài chính chi/thu) để phục vụ báo cáo và tìm kiếm cơ hội hợp tác mới.
  • Quản lý dự án: Theo dõi tiến độ, kinh phí, các mốc quan trọng của các dự án lớn (như dự án ODA, nghiên cứu lâm sàng) với cơ chế phân quyền cho thành viên cập nhật tiến độ.
  • Gắn kết dữ liệu (Mapping): Mọi hoạt động thực tế của Khoa/Phòng ban đều phải được link trực tiếp với một biên bản hợp tác cụ thể, giúp đánh giá được văn bản ký kết nào thực sự sinh ra hoạt động hiệu quả.

4. Quản lý Lưu lượng Sinh viên và Visa (Student Mobility)​

Số hóa quy trình hành chính cho sinh viên trao đổi (Inbound/Outbound).

  • Cung cấp cổng thông tin cho sinh viên điền form điện tử và upload hồ sơ đính kèm.
  • Tự động xuất biểu mẫu: Tự động điền dữ liệu từ hệ thống vào các mẫu Form chuẩn (như Công văn gửi Cục XNC, Thư bảo lãnh, Giấy giới thiệu).
  • Theo dõi Visa: Theo dõi trạng thái nộp hồ sơ, ngày nhập/xuất cảnh, nhắc nhở cập nhật tạm trú và tự động gửi email thông báo khi Visa sắp hết hạn.

5. Cổng Dịch vụ và Trình duyệt Cấp Khoa​

Số hóa quy trình trình duyệt văn bản từ cơ sở lên cấp trên.

  • Cung cấp kho thư viện biểu mẫu điện tử để các Khoa tải về hoặc điền hồ sơ trực tiếp.
  • Quy trình xét duyệt minh bạch: Giao tiếp trạng thái từ Cán bộ Khoa -> Lãnh đạo đơn vị -> Phòng Hợp tác Quốc tế -> Ban Giám hiệu. Người nộp luôn theo dõi được hồ sơ của mình đang ở bước nào (đang chờ duyệt, yêu cầu sửa đổi, đã duyệt).

6. Báo cáo Quản trị và Thống kê​

Cung cấp số liệu cho Ban Giám hiệu ra quyết định qua các biểu mẫu thống kê:

  • Báo cáo tổng lượng đối tác, văn bản ký kết, ma trận trao đổi sinh viên Inbound/Outbound.
  • Đánh giá tình trạng "Sức khỏe" Hợp tác (phát hiện các đối tác đã ký MoU nhưng không có hoạt động trong 12 tháng qua), thống kê giá trị tài trợ/học bổng, lịch sử tặng quà và xem bản đồ nhiệt (Heatmap) thể hiện mật độ hợp tác theo quốc gia.

7. Ngân hàng Dữ liệu Số​

Hệ thống đóng vai trò là kho lưu trữ tập trung mọi tài sản số.

  • Tự động thu thập và đồng bộ các file (PDF, ảnh) từ mọi phân hệ khác nhau về một nguồn duy nhất và hỗ trợ xem trước trực tiếp.
  • Quản lý thư mục thông minh: Tự động sắp xếp file theo logic (Khu vực -> Quốc gia -> Đối tác -> Năm) hoặc tùy biến theo nhu cầu cá nhân. Người dùng có thể tìm kiếm nhanh chóng nhờ cơ chế gắn nhãn (Tagging).

8. Quản trị Hệ thống và Bảo mật​

  • Phân quyền rõ ràng: Admin (Phòng HTQT) có toàn quyền, Cán bộ Khoa chỉ quản lý mảng của đơn vị mình, Ban Giám hiệu xem báo cáo tổng quan, Sinh viên chỉ thao tác trên form đăng ký.
  • Nhật ký an toàn (Audit Log): Ghi lại chi tiết lịch sử chỉnh sửa dữ liệu, duyệt hồ sơ và phiên đăng nhập của người dùng.
  • Tích hợp hệ thống: Cho phép đăng nhập SSO qua hệ thống hiện tại của trường (gọi API) và quản lý thiết bị đăng nhập từ xa.