Quản lý Đoàn ra
Chức năng Quản lý Đoàn ra giúp cán bộ chuyên viên dễ dàng lập kế hoạch, theo dõi và quản lý toàn bộ các chuyến đi công tác, học tập, nghiên cứu hoặc tham dự hội nghị quốc tế của các đoàn cán bộ, giảng viên nhà trường. Chức năng hỗ trợ lưu trữ thông tin tập trung, phân công nhiệm vụ thành viên, lên lịch trình chi tiết và tự động xuất Kế hoạch công tác dạng file Word trình lãnh đạo phê duyệt.
1. Giao diện Danh sách Đoàn ra
Màn hình danh sách hiển thị tổng quan tất cả các chuyến công tác của cán bộ giảng viên nhà trường. Đầu trang có các thẻ số liệu thống kê giúp cán bộ theo dõi nhanh số lượng đoàn đang chuẩn bị hoặc đang thực hiện.
Tại giao diện này, cán bộ có thể:
- Xem nhanh các thông tin quan trọng: Tên chuyến đi, Trưởng đoàn, Số lượng thành viên, Thời gian khởi hành và Trạng thái duyệt.
- Dùng bộ lọc để tìm kiếm các chuyến công tác theo Khoa/Phòng chủ trì hoặc theo Quốc gia điểm đến.
2. Hướng dẫn Lập Kế hoạch chuyến công tác (Đoàn ra)
Khi có kế hoạch cử đoàn cán bộ đi công tác, chuyên viên nhấn nút + Thêm mới để kê khai thông tin chuyến đi.
2.1 Thông tin chung chuyến công tác
| Trường thông tin | Bắt buộc | Hướng dẫn nhập liệu cho cán bộ |
|---|---|---|
| Tên sự kiện / Chuyến đi | ✅ Có | Nhập tên chuyến công tác (Ví dụ: Tham dự Hội nghị Y khoa Châu Á 2026 tại Nhật Bản). |
| Loại chuyến đi | ✅ Có | Chọn loại hình công tác: Hội nghị / Hội thảo, Học tập / Tập huấn, Thăm & Làm việc, Khác. |
| Quốc gia / Địa điểm đến | ✅ Có | Chọn quốc gia và nhập tên thành phố/trường đối tác nơi đoàn đến làm việc. |
| Đơn vị chủ trì | ✅ Có | Chọn Khoa/Phòng/Trung tâm cử đoàn đi công tác. |
| Thời gian chuyến đi | ✅ Bắt đầu | Chọn ngày khởi hành và ngày dự kiến trở về. |
| Nội dung & Mục đích | Không | Tóm tắt mục đích công tác và các kết quả dự kiến đạt được. |
3. Quản lý Thành viên & Lịch trình Chi tiết
Biểu mẫu Đoàn ra được thiết kế dạng thẻ tab giúp cán bộ dễ dàng kê khai danh sách nhân sự và lộ trình chuyến đi.
3.1 Quản lý Thành viên Đoàn công tác
| Trường thông tin | Bắt buộc | Hướng dẫn nhập liệu cho cán bộ |
|---|---|---|
| Trưởng đoàn | ✅ Có | Chọn cán bộ giữ vai trò Trưởng đoàn công tác. |
| Thành viên tham gia | Không | Chọn danh sách các cán bộ, giảng viên cùng tham gia chuyến đi. |
| Phân công nhiệm vụ | Không | Ghi chú vai trò và công việc cụ thể của từng thành viên trong chuyến công tác. |
3.2 Lịch trình làm việc & Dự toán Kinh phí
| Trường thông tin | Bắt buộc | Hướng dẫn nhập liệu cho cán bộ |
|---|---|---|
| Lịch trình làm việc | Không | Nhập kế hoạch làm việc chi tiết theo từng ngày (Ngày, Địa điểm, Nội dung làm việc). |
| Phương án dự phòng | Không | Ghi chú các phương án xử lý dự phòng nếu có sự cố phát sinh (như hoãn chuyến bay, thời tiết...). |
| Dự toán Kinh phí | Không | Nhập dự trù chi phí chuyến đi (vé máy bay, công tác phí, ở...) và chọn nguồn kinh phí chi trả. |
4. Màn hình Chi tiết & Xuất File Word Kế hoạch
Trang Chi tiết giúp cán bộ xem lại toàn bộ kế hoạch công tác đã lập và trích xuất hồ sơ trình duyệt.
Tính năng Xuất File Word trình duyệt:
- Tại màn hình Chi tiết chuyến công tác, cán bộ nhấn nút Xuất Kế hoạch (Word) ở góc trên bên phải.
- Hệ thống sẽ tự động tổng hợp toàn bộ thông tin về đoàn, danh sách thành viên, lịch trình và kinh phí để tạo ra file Word (
.docx) theo đúng mẫu trình duyệt kế hoạch công tác nước ngoài của nhà trường. Cán bộ chỉ cần in ra và trình lãnh đạo ký duyệt.
Sau khi cán bộ bấm Lưu, hồ sơ chuyến công tác sẽ được gửi đến Phòng Hợp tác Quốc tế để xem xét và phê duyệt trước khi đoàn khởi hành.