Quản lý Đoàn vào và Nhân sự
Chức năng Quản lý Đoàn vào giúp nhà trường theo dõi chi tiết các phái đoàn quốc tế đến thăm, làm việc hoặc giao lưu. Điểm đặc biệt của quy trình này là tính liên kết chặt chẽ giữa thông tin Đoàn vào (cơ quan, thời gian, chi phí) và danh sách Nhân sự (các thành viên cụ thể tham gia đoàn).
1. Quản lý Hồ sơ Đoàn vào
Giao diện danh sách Đoàn vào cho phép bạn quản lý tổng thể các đoàn khách đã và đang đến làm việc.
Tạo mới và Cập nhật Đoàn vào
Khi thêm mới một đoàn vào, bạn cần điền đầy đủ các thông tin tổ chức, thành phần và hiệu quả tài chính nếu có.
| Trường thông tin | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Tên tổ chức/cơ quan | ✅ Có | Tên của đơn vị cử đoàn đến làm việc. |
| Loại hình đoàn | ✅ Có | Phân loại đoàn (cấp trường, cấp khoa, dự án, v.v.). |
| Quốc gia | Không | Quốc gia của tổ chức đến thăm. |
| Ngày đến | ✅ Có | Thời gian đoàn bắt đầu làm việc. |
| Ngày đi | Không | Thời gian đoàn kết thúc làm việc. |
| Số lượng khách | ✅ Có | Tổng số lượng thành viên trong đoàn (tối thiểu 1). |
| Chi phí / Lợi ích | Không | Ghi nhận các số liệu tài chính liên quan đến việc tiếp đón đoàn. |
Hệ thống cho phép bạn thêm nhanh danh sách các nhân sự tham gia đoàn ngay trong cùng một trang thông tin Tạo/Cập nhật Đoàn vào, giúp tiết kiệm thời gian thao tác thay vì phải tạo riêng lẻ từng người ở phân hệ khác.
2. Quản lý Nhân sự Đoàn vào
Tính năng quản lý nhân sự giúp bạn lưu trữ thông tin chi tiết của từng cá nhân (chuyên gia, giảng viên, sinh viên) thuộc các đoàn vào. Việc quản lý độc lập nhưng liên kết 1-N (1 Đoàn có N Nhân sự) này hỗ trợ việc xuất báo cáo, theo dõi visa và ký kết hợp đồng giảng dạy.
Chi tiết Hồ sơ Nhân sự
Khi truy cập vào chi tiết hoặc thêm mới một thành viên từ màn hình quản lý Nhân sự Đoàn vào, bạn cần cung cấp các thông tin liên quan đến danh tính và tính chất chuyến đi của họ.
| Trường thông tin | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Đoàn vào (Delegation) | ✅ Có | Liên kết bắt buộc định danh nhân sự này thuộc phái đoàn nào. |
| Họ và tên | ✅ Có | Tên đầy đủ của nhân sự. |
| Đối tượng | ✅ Có | Phân loại (Sinh viên, Giảng viên, Chuyên gia, Lãnh đạo...). |
| Giới tính & Quốc tịch | Không | Thông tin nhân khẩu học. |
| Hộ chiếu | Không | Số Passport dùng cho việc theo dõi nhập cảnh/visa. |
| Diện đến | Không | Mục đích cá nhân (Giảng dạy, Nghiên cứu, Giao lưu...). |
| Hợp đồng giảng dạy | Không | Đánh dấu nếu nhân sự có ký hợp đồng giảng dạy. |
Bởi vì Nhân sự luôn gắn chặt với một Đoàn vào, bạn không thể tạo một thành viên độc lập mà không chỉ định họ thuộc về chuyến thăm của phái đoàn nào. Điều này đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu khi hệ thống thực hiện trích xuất các báo cáo thống kê nhân lực quốc tế đến trường.
Thông qua màn hình chi tiết, bạn có thể dễ dàng kiểm tra các giấy tờ tùy thân hoặc hợp đồng được đính kèm cùng hồ sơ của chuyên gia, đảm bảo lưu trữ tập trung và an toàn.