Quản lý Lịch sử hoạt động triển khai
Phân hệ Lịch sử hoạt động là nơi ghi nhận, theo dõi và báo cáo toàn bộ các sự kiện, chương trình làm việc và hoạt động cụ thể phát sinh trong quá trình hợp tác giữa Trường Đại học Y Dược Cần Thơ với các đối tác trong và ngoài nước.
Các hoạt động này bao gồm: Hội thảo - Hội nghị khoa học quốc tế, Tọa đàm chuyên môn, Lễ ký kết biên bản ghi nhớ, Khóa tập huấn chuyển giao kỹ thuật y khoa, Bàn giao học bổng & trang thiết bị tài trợ, hoặc các buổi làm việc song phương.
1. Giao diện Danh sách Lịch sử hoạt động
Cán bộ truy cập menu Theo dõi Thực hiện → Lịch sử hoạt động để xem toàn bộ danh mục hoạt động đã và đang diễn ra.
1.1 Bộ lọc Đơn vị & Đánh giá kết quả triển khai
Màn hình danh sách trang bị hệ thống bộ lọc thực dụng, giải quyết trực tiếp nhu cầu thống kê, báo cáo của Ban Giám hiệu và lãnh đạo các đơn vị:
- Lọc theo Đơn vị phụ trách: Cán bộ có thể chọn một Khoa/Phòng cụ thể (Ví dụ: Khoa Y, Khoa Dược, Bệnh viện Trường...) để kiểm tra xem đơn vị đó đã chủ trì hoặc tham gia bao nhiêu hoạt động trong khoảng thời gian nhất định (ví dụ: 9 tháng đầu năm 2026).
- Lọc theo Đối tác: Xem nhanh tất cả các sự kiện đã thực hiện với một đối tác quốc tế cụ thể.
- Lọc theo Thời gian: Tìm kiếm hoạt động theo từng tháng, quý, hoặc năm học.
- Lọc theo Trạng thái & Loại hình: Phân loại nhanh các sự kiện Đã hoàn thành, Đang diễn ra, Lên kế hoạch, hoặc Đã hủy.
2. Hướng dẫn Khai báo Hoạt động mới
Khi phát sinh một hoạt động hợp tác mới, cán bộ nhấn nút + Thêm mới để mở biểu mẫu nhập liệu.
2.1 Bảng trường thông tin khai báo
| Trường thông tin | Bắt buộc | Hướng dẫn cho cán bộ |
|---|---|---|
| Tiêu đề / Tên hoạt động | ✅ Có | Nhập tên sự kiện rõ ràng (Ví dụ: Hội thảo Quốc tế về Can thiệp Tim mạch phối hợp cùng ĐH Chulalongkorn). |
| Đối tác phối hợp | ✅ Có | Chọn đơn vị đối tác liên quan trong danh bạ. |
| Loại hình hoạt động | ✅ Có | Chọn phân loại sự kiện: Hội thảo/Hội nghị, Tập huấn, Lễ ký kết, Tọa đàm, Bàn giao tài trợ... |
| Thời gian thực hiện | ✅ Có | Chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc sự kiện. |
| Địa điểm tổ chức | Không | Ghi rõ nơi diễn ra (Ví dụ: Hội trường lớn, Hội trường Khoa Y, hoặc Trực tuyến qua Zoom). |
| Đơn vị chủ trì | ✅ Có | Chọn Khoa/Phòng/Trung tâm của Trường giữ vai trò tổ chức chính. |
| Đơn vị phối hợp | Không | Chọn các đơn vị khác trong trường cùng tham gia đồng hành tổ chức. |
| Người phụ trách | Không | Nhập họ tên cán bộ đầu mối liên hệ kỹ thuật/hậu cần của sự kiện. |
| Kinh phí thực hiện | Không | Điền tổng ngân sách chi cho sự kiện (nếu có hạch toán nguồn kinh phí). |
| Nội dung & Kết quả | Không | Tóm tắt chương trình làm việc và các kết quả đạt được sau sự kiện. |
| Minh chứng đính kèm | Khuyến nghị | Tải lên hình ảnh sự kiện, biên bản cuộc họp hoặc bài thuyết trình báo cáo. |
- Khi cán bộ chọn một đơn vị làm Đơn vị chủ trì, hệ thống sẽ tự động lọc bỏ đơn vị đó khỏi danh sách Đơn vị phối hợp để đảm bảo dữ liệu rõ ràng, không bị trùng lặp.
- Nếu hoạt động được tạo trực tiếp từ màn hình chi tiết của một Hồ sơ Đối tác, hệ thống sẽ tự động gán đối tác và gợi ý đơn vị phụ trách tương ứng.
3. Màn hình Chi tiết Hoạt động (Bố cục Tối ưu)
Trang chi tiết hoạt động được thiết kế theo cấu trúc 2 cột cân đối, tinh giản và thực dụng, loại bỏ các thành phần rườm rà để cán bộ tập trung tối đa vào thông tin cần nắm:
Cấu trúc thông tin 2 cột trực quan:
- Cột trái — Thông tin Cốt lõi của Hoạt động:
- Tên hoạt động: Hiển thị rõ ràng, nổi bật ở đầu trang.
- Loại hình & Trạng thái: Thẻ phân loại trực quan (Hoàn thành / Đang thực hiện / Lên kế hoạch).
- Đối tác hợp tác: Tên đối tác kèm liên kết trực tiếp đến trang chi tiết của đối tác (
/admin/customers/detail?id=...), giúp cán bộ xem nhanh thông tin đối tác chỉ với 1 cú click. - Thời gian & Địa điểm: Ngày bắt đầu, ngày kết thúc và phòng/địa điểm cụ thể.
- Cột phải — Phân công Trách nhiệm & Hậu cần:
- Đơn vị chủ trì: Hiển thị rõ tên Khoa/Phòng/Trung tâm chủ trì (đã loại bỏ mã nội bộ giúp giao diện gọn gàng, thuần túy tên đơn vị).
- Đơn vị phối hợp: Danh sách các đơn vị đồng hành được trình bày thành các thẻ nhãn gọn gàng.
- Cán bộ phụ trách & Kinh phí: Thông tin liên hệ đầu mối và ngân sách tổ chức.
- Khối bên dưới — Nội dung, Kết quả & Minh chứng:
- Tóm tắt kết quả: Ghi nhận chi tiết biên bản làm việc, số lượng đại biểu tham dự, các cam kết đã đạt được.
- Tệp đính kèm: Danh mục hình ảnh lưu niệm, chương trình hội thảo và tài liệu phát tay.
4. Báo cáo Tự động cho Ban Giám hiệu
Mọi dữ liệu hoạt động được ghi nhận tại đây sẽ:
- Tự động đổ vào dòng thời gian (Timeline) của Đối tác: Cán bộ chỉ cần mở Hồ sơ Đối tác là thấy đầy đủ chuỗi hoạt động từ xưa đến nay mà không cần tổng hợp thủ công.
- Phục vụ Kiểm định Chất lượng & Báo cáo Ba Công khai: Dễ dàng xuất báo cáo thống kê số lượng hội thảo quốc tế, số chuyên gia thỉnh giảng và các hoạt động hợp tác theo từng năm học phục vụ công tác kiểm định của Bộ Y tế và Bộ Giáo dục & Đào tạo.