Quản lý Nhật ký làm việc
Chức năng Nhật ký làm việc cho phép bạn ghi nhận, theo dõi và quản lý các hoạt động giao tiếp, làm việc thực tế với đối tác (như cuộc họp, tiếp đón, thăm thực địa). Các hoạt động này có thể là các buổi làm việc độc lập hoặc gắn liền với một Biên bản thỏa thuận (MoU/MoA).
1. Giao diện Danh sách
Màn hình danh sách cung cấp cái nhìn tổng quan về tất cả các nhật ký làm việc đã được ghi nhận trong hệ thống, kèm theo các thống kê trực quan.
Tại đây, bạn có thể:
- Xem nhanh tổng số hoạt động, phân bổ theo loại hình (Cuộc họp, Tiếp đón, ...).
- Tìm kiếm và lọc các hoạt động theo thời gian, đối tác liên quan, và loại hoạt động.
- Xem chi tiết, chỉnh sửa hoặc xóa các bản ghi hiện có.
2. Thêm mới / Cập nhật Nhật ký
Khi thêm mới hoặc chỉnh sửa một nhật ký làm việc, bạn cần cung cấp đầy đủ thông tin về nội dung, thành phần tham dự, và kết quả của hoạt động đó.
Giải thích các trường nhập liệu
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Tiêu đề | ✅ Có | Tên gọi hoặc chủ đề chính của hoạt động làm việc (tối đa 255 ký tự). |
| Loại hoạt động | ✅ Có | Phân loại hoạt động. Giới hạn trong các loại: Cuộc họp, Tiếp đón, Họp trực tuyến, Thăm thực địa. |
| Đối tác | Không | Đối tác tham gia hoặc liên quan trực tiếp đến hoạt động này. |
| Biên bản (MoU/MoA) | Không | Biên bản thỏa thuận mà hoạt động này thuộc về. |
| Thời gian bắt đầu | ✅ Có | Ngày và giờ bắt đầu hoạt động. |
| Thời gian kết thúc | Không | Ngày và giờ kết thúc (phải sau thời gian bắt đầu). |
| Địa điểm | Không | Nơi diễn ra hoạt động. |
| Thành phần tham dự | Không | Danh sách các thành viên, đại biểu tham gia. |
| Nội dung chính | Không | Tóm tắt các vấn đề đã được trao đổi, thảo luận. |
| Kết quả | Không | Các kết quả đạt được sau hoạt động. |
| Các hành động tiếp theo | Không | Các công việc cần theo dõi, thực hiện sau đó (Follow-up actions). |
| Ghi chú | Không | Các thông tin lưu ý thêm. |
| Tài liệu đính kèm | Không | Cho phép tải lên các tài liệu liên quan (biên bản làm việc, hình ảnh, báo cáo). |
Khi bạn chọn Đối tác, hệ thống sẽ tự động tải và hiển thị danh sách các Biên bản (MoU/MoA) liên quan đến đối tác đó, giúp bạn dễ dàng liên kết hoạt động đang ghi nhận với biên bản phù hợp.
Các loại hoạt động trong chức năng Nhật ký làm việc được giới hạn ở các loại hình giao tiếp chung: Cuộc họp, Tiếp đón, Họp trực tuyến, Thăm thực địa. Các hoạt động mang tính chuyên môn sâu (Hội nghị, Trao đổi giảng viên, Chuyển giao công nghệ) sẽ được quản lý ở chức năng Kết quả hoạt động.
3. Xem chi tiết Nhật ký
Bạn có thể xem lại toàn bộ thông tin chi tiết của một nhật ký làm việc đã lưu, bao gồm cả các tài liệu đính kèm.
Tại màn hình chi tiết, hệ thống cũng hiển thị thông tin về người tạo và ngày tạo bản ghi để thuận tiện cho việc truy vết và quản lý. Từ đây, bạn cũng có thể điều hướng trực tiếp sang xem chi tiết Biên bản liên kết (nếu có).