Chuyển tới nội dung chính

Quy trình & Luồng nghiệp vụ Theo dõi Thực hiện

Tài liệu này hướng dẫn cán bộ quản lý đối ngoại nắm rõ quy trình theo dõi thực hiện các hoạt động Đoàn vào, Đoàn ra, luồng liên thông dữ liệu và các quy tắc nghiệp vụ tự động của hệ thống.

1. Bản đồ Quy trình Tổng thể​

Quy trình quản lý một Đoàn vào hoặc Đoàn ra từ lúc bắt đầu lập kế hoạch cho đến khi kết thúc được thực hiện theo luồng sau:

2. Chi tiết luồng phê duyệt tự động​

Hệ thống áp dụng luồng phê duyệt 1 bước tự động giúp tối ưu hóa thời gian xử lý và liên thông thông tin nhanh chóng giữa các khoa/đơn vị với phòng chức năng của trường:

Bước 1: Trợ lý khoa lập hồ sơ và nhấn Lưu​

  • Cán bộ trợ lý khoa hoặc chuyên viên phụ trách điền đầy đủ các thông tin bắt buộc (nhân sự, kinh phí, lịch trình) của Đoàn vào/Đoàn ra trên biểu mẫu.
  • Khi cán bộ nhấn Lưu, hồ sơ sẽ tự động được gửi lên hệ thống và kích hoạt luồng phê duyệt.

Bước 2: Hệ thống gửi thông báo tự động (Email)​

  • Ngay khi hồ sơ được lưu thành công, hệ thống tự động:
    1. Thiết lập/chuyển trạng thái hồ sơ sang Chờ phê duyệt.
    2. Khóa toàn bộ chức năng chỉnh sửa trên giao diện để đảm bảo dữ liệu không bị thay đổi trong quá trình duyệt.
    3. Tự động gửi email thông báo (auto-email) đến hộp thư của cán bộ có thẩm quyền phê duyệt thuộc Phòng Hợp tác Quốc tế (MOU).

Bước 3: Cán bộ Phòng Hợp tác Quốc tế thẩm định và duyệt​

  • Cán bộ được phân công nhận được email, truy cập trực tiếp vào hệ thống để kiểm tra hồ sơ.
  • Nếu thông tin hợp lệ: Chọn Phê duyệt. Hệ thống chuyển trạng thái sang Đã phê duyệt, tự động ghi nhận cán bộ phê duyệt (approved_by) và mở khóa chức năng xuất biểu mẫu (xuất kế hoạch công tác Word đối với đoàn ra).
  • Nếu thông tin cần điều chỉnh: Chọn Từ chối và nhập lý do. Hệ thống chuyển trạng thái về Từ chối, gửi thông báo phản hồi để trợ lý khoa chỉnh sửa lại và lưu để trình duyệt lại.

3. Các quy tắc tự động hóa của hệ thống​

Để hỗ trợ cán bộ trong quá trình nhập liệu, hệ thống áp dụng các quy tắc tự động hóa sau:

3.1 Tự động tính toán số ngày lưu trú​

  • Hệ thống tự động tính toán số ngày dựa trên ngày đi và ngày về theo công thức: Số ngày = Ngày về - Ngày đi + 1 giúp cán bộ không cần đếm thủ công.

3.2 Tự động tính toán tác động tài chính​

  • Đối với Đoàn vào, hệ thống tự động tính toán chênh lệch thu chi dựa trên: Tác động tài chính = Kinh phí thu lại - Kinh phí trường chi trả. Nếu tác động là số dương sẽ hiển thị màu xanh, nếu là số âm sẽ hiển thị màu đỏ để lãnh đạo tiện theo dõi.

3.3 Tự động khóa dữ liệu an toàn​

  • Khi hồ sơ đang ở trạng thái Chờ phê duyệt hoặc Đã phê duyệt, mọi hành động chỉnh sửa dữ liệu hoặc danh sách nhân sự đi kèm đều được hệ thống tự động khóa và bảo vệ an toàn.