Chuyển tới nội dung chính

Quy trình & Luồng nghiệp vụ Theo dõi Thực hiện

Tài liệu này hướng dẫn cán bộ quản lý đối ngoại nắm rõ quy trình tổng thể theo dõi thực hiện các hoạt động đối ngoại tại Trường Đại học Y Dược Cần Thơ, bao gồm: Quản lý Đoàn vào, Đoàn ra, Vòng đời Thỏa thuận ký kết (MoU/MoA), Giám sát Chương trình & Dự án và Ghi nhận Lịch sử hoạt động.

1. Bản đồ Quy trình Tổng thể Theo dõi Thực hiện​

Hệ thống kết nối 5 trụ cột chức năng thành một vòng tròn khép kín, minh bạch và tự động hóa:

2. Chi tiết luồng phê duyệt tự động Đoàn vào & Đoàn ra​

Hệ thống áp dụng luồng phê duyệt 1 bước tự động giúp tối ưu hóa thời gian xử lý và liên thông thông tin nhanh chóng giữa các khoa/đơn vị với phòng chức năng của trường:

Các bước thực hiện:​

  • Bước 1: Trợ lý khoa lập hồ sơ: Chuyên viên điền đầy đủ các thông tin bắt buộc (nhân sự, kinh phí, lịch trình) của Đoàn vào/Đoàn ra trên biểu mẫu và nhấn Lưu.
  • Bước 2: Gửi thông báo tự động (Email): Ngay khi hồ sơ được lưu, hệ thống tự động:
    1. Chuyển trạng thái hồ sơ sang Chờ phê duyệt.
    2. Khóa chỉnh sửa trên giao diện để bảo toàn dữ liệu trong lúc duyệt.
    3. Tự động gửi email thông báo đến cán bộ có thẩm quyền thuộc Phòng Hợp tác Quốc tế.
  • Bước 3: Thẩm định và duyệt:
    • Nếu hợp lệ: Chọn Phê duyệt. Hệ thống chuyển trạng thái sang Đã phê duyệt, tự động ghi nhận cán bộ phê duyệt và mở khóa chức năng xuất file Word/PDF.
    • Nếu cần điều chỉnh: Chọn Từ chối và nhập lý do. Trợ lý khoa nhận thông báo, cập nhật lại dữ liệu và nhấn lưu để trình duyệt lại.

3. Luồng Vòng đời Thỏa thuận ký kết & Đôn đốc nộp bản scan​

Văn bản Thỏa thuận hợp tác (MoU/MoA) được kiểm soát nghiêm ngặt về tính pháp lý và thời hạn:

4. Các quy tắc tự động hóa thông minh của hệ thống​

Để hỗ trợ cán bộ trong quá trình vận hành, hệ thống áp dụng các quy tắc tự động hóa sau:

4.1 Quy tắc Phân công Đơn vị (Loại trừ trùng lặp)​

  • Tại mọi biểu mẫu phân công trách nhiệm (Hồ sơ Đối tác, Văn bản ký kết, Lịch sử hoạt động), khi chọn một đơn vị làm Đơn vị chủ trì/phụ trách chính, hệ thống tự động loại trừ đơn vị này khỏi danh sách lựa chọn của Đơn vị phối hợp để tránh lỗi trùng lặp dữ liệu.
  • Khi thêm mới một Thỏa thuận hoặc Hoạt động trực tiếp từ màn hình Đối tác, hệ thống tự động kế thừa đơn vị chủ trì và đơn vị phối hợp đã khai báo trước đó.

4.2 Tự động tính toán số ngày lưu trú & Chênh lệch tài chính​

  • Đoàn ra & Đoàn vào: Hệ thống tự động tính: Số ngày = Ngày về - Ngày đi + 1.
  • Kinh phí đón tiếp: Tự động tính: Chênh lệch Thu - Chi = Kinh phí thu lại - Kinh phí trường chi trả. Nếu tác động là số dương hiển thị màu xanh, nếu là số âm hiển thị màu đỏ.

4.3 Tự động khóa dữ liệu an toàn (Data Protection)​

  • Khi hồ sơ đang ở trạng thái Chờ phê duyệt hoặc Đã phê duyệt, hệ thống tự động khóa chế độ chỉnh sửa đối với các tài liệu pháp lý và danh sách thành viên để bảo đảm dữ liệu lưu trữ luôn trung thực và chuẩn xác.