Tổng quan: Hoạt động Thực hiện
Chào mừng bạn đến với nhóm chức năng Hoạt động Thực hiện. Đây là không gian làm việc chính của bạn sau khi đã lưu thông tin của một đối tác mới vào hệ thống.
Mục tiêu của phần này rất đơn giản: Giúp bạn ghi nhớ, theo dõi và quản lý mọi công việc thực tế đang diễn ra với đối tác. Thay vì phải lục tìm email, sổ tay hay các file Excel rời rạc, mọi lịch sử làm việc giờ đây được sắp xếp gọn gàng ở một nơi duy nhất.
1. Chức năng chính bạn sẽ sử dụng
Trên thanh công cụ bên trái (sidebar), bạn sẽ nhìn thấy 6 chức năng thuộc nhóm này. Dưới đây là hướng dẫn nhanh để bạn biết khi nào nên dùng chức năng nào:
** Nhóm Quản lý giấy tờ hợp tác**
- Văn bản ký kết: Nơi bạn lưu trữ hồ sơ, bản scan MoU/MoA, và quan trọng nhất là theo dõi ngày hết hạn để chủ động liên hệ gia hạn với đối tác.
- Chương trình / Dự án: Nếu từ một biên bản MoU có sinh ra các dự án nghiên cứu chung hoặc học bổng cụ thể, bạn sẽ ghi nhận và theo dõi tiến độ của chúng tại đây.
** Nhóm Ghi chép công việc hàng ngày** 3. Nhật ký làm việc: Tính năng này giống như một cuốn sổ tay điện tử. Mỗi khi bạn gọi điện thoại, gửi email trao đổi quan trọng, hay có một buổi họp nhanh với đối tác, hãy ghi lại vào đây để ban lãnh đạo và các đồng nghiệp cùng nắm thông tin. 4. Kết quả hoạt động: Dùng để ghi nhận những cột mốc chuyên môn quan trọng như: tổ chức xong một hội thảo, hoàn thành một đợt khám chữa bệnh từ thiện. Các hoạt động này bắt buộc phải chọn kèm một Văn bản ký kết.
** Nhóm Theo dõi lịch trình đi và đến** 5. Đoàn vào: Khi có một phái đoàn quốc tế đến thăm trường, bạn sẽ tạo hồ sơ tại đây. Bạn có thể lưu lại lịch trình làm việc, danh sách khách mời, chi phí tiếp đón để làm báo cáo thanh toán sau này. 6. Cán bộ công tác: Khi trường cử giảng viên hoặc lãnh đạo ra nước ngoài làm việc, bạn dùng chức năng này để theo dõi quyết định cử đi, lịch trình và báo cáo thu hoạch sau chuyến đi.
2. Lời khuyên để làm việc hiệu quả
Để tiết kiệm thời gian và giúp hệ thống có thể tự động vẽ biểu đồ báo cáo cho bạn vào cuối năm, hãy thử áp dụng thói quen sau:
- Luôn bắt đầu từ Văn bản ký kết: Hãy chắc chắn rằng bạn đã cập nhật thông tin MoU/MoA trước khi ghi nhận các hoạt động sâu hơn.
- Luôn chọn Đối tác liên quan: Khi bạn tạo một Nhật ký làm việc hay đón một Đoàn vào, hệ thống luôn có mục chọn Đối tác. Đừng bỏ trống! Hãy gắn hoạt động đó với đúng tên đối tác.
- Cập nhật thường xuyên: Thêm thói quen dành ra 5 phút mỗi cuối ngày để nhập các sự kiện vừa diễn ra. Việc này sẽ cứu bạn khỏi hàng giờ đồng hồ ngồi lục lọi trí nhớ khi cần báo cáo đột xuất.
Khi bạn giữ thói quen liên kết thông tin này, chỉ cần mở hồ sơ của một Đối tác bất kỳ lên, bạn sẽ lập tức nhìn thấy một danh sách đầy đủ: họ đã ký gì với trường, đã đến thăm trường mấy lần, và lần trao đổi gần nhất là khi nào.