Quản lý Văn bản ký kết (MoU / MoA)
Chức năng Văn bản ký kết là trung tâm quản lý toàn bộ các Thỏa thuận hợp tác, Biên bản ghi nhớ (MoU - Memorandum of Understanding), Thỏa thuận triển khai (MoA - Memorandum of Agreement) và các Phụ lục hợp tác giữa Trường Đại học Y Dược Cần Thơ với các đối tác trong nước và quốc tế.
Hệ thống hỗ trợ theo dõi xuyên suốt từ giai đoạn dự thảo, lấy ý kiến, ký kết, đôn đốc nộp bản scan, phân công đơn vị phụ trách và phối hợp, cho đến khi thỏa thuận đáo hạn hoặc tái ký.
1. Giao diện Danh sách Thỏa thuận hợp tác
Cán bộ truy cập menu Theo dõi Thực hiện → Văn bản ký kết để xem toàn bộ danh mục văn bản đã và đang ký kết.
Các thành phần chính trên màn hình danh sách:
- Bộ lọc đa tiêu chí:
- Loại văn bản: Biên bản ghi nhớ (MoU), Thỏa thuận hợp tác (MoA), Hợp đồng, Phụ lục...
- Cấp ký kết: Cấp Trường hoặc Cấp Khoa/Đơn vị.
- Trạng thái: Dự thảo, Đang đàm phán, Đã ký, Có hiệu lực, Hết hiệu lực, Chờ tái ký.
- Đơn vị triển khai: Lọc nhanh các văn bản do Khoa/Phòng của mình chủ trì hoặc tham gia phối hợp.
- Theo dõi Đơn vị phụ trách chính & Đơn vị phối hợp: Cột đơn vị trên bảng phân định rõ ràng đơn vị nào giữ vai trò đầu mối và các đơn vị nào cùng tham gia triển khai, giúp phân định trách nhiệm công việc minh bạch.
- Cảnh báo thời hạn: Hệ thống tự động tô màu và gắn nhãn các văn bản sắp hết hạn trong 30-90 ngày hoặc đã quá hạn nộp bản scan để cán bộ chủ động xử lý.
2. Hướng dẫn Khai báo Thỏa thuận Ký kết mới
Khi có kế hoạch ký kết hoặc vừa hoàn tất ký thỏa thuận với đối tác, cán bộ nhấn nút + Thêm mới (hoặc nhấn nút thêm nhanh từ trang Hồ sơ đối tác) để mở biểu mẫu.
2.1 Bảng trường thông tin khai báo
| Trường thông tin | Bắt buộc | Hướng dẫn cho cán bộ |
|---|---|---|
| Đối tác ký kết | ✅ Có | Chọn đơn vị đối tác trong danh mục. (Nếu tạo từ Hồ sơ đối tác, trường này sẽ tự động điền). |
| Tên văn bản / Thỏa thuận | ✅ Có | Nhập tiêu đề đầy đủ của văn bản (Ví dụ: Biên bản ghi nhớ hợp tác đào tạo và nghiên cứu khoa học y sinh). |
| Mã / Số hiệu văn bản | Không | Nhập số hiệu công văn/văn bản lưu trữ (Ví dụ: 125/MOU-ĐHYDCT). |
| Phân loại văn bản | ✅ Có | Chọn: Biên bản ghi nhớ (MoU), Thỏa thuận hợp tác (MoA), Phụ lục hợp tác, hoặc Hợp đồng nguyên tắc. |
| Cấp ký kết | ✅ Có | Chọn: Cấp Trường (Hiệu trưởng ký) hoặc Cấp Đơn vị (Trưởng khoa/đơn vị ký). |
| Ngày ký & Ngày hết hạn | ✅ Ngày ký | Chọn ngày đặt bút ký kết. Nhập ngày hết hiệu lực (hoặc tích chọn Thỏa thuận vô thời hạn nếu không có ngày hết hạn). |
| Đơn vị phụ trách chính | Không | Chọn Khoa/Phòng/Trung tâm giữ vai trò chủ trì đôn đốc và chịu trách nhiệm chính về thỏa thuận này. |
| Đơn vị phối hợp triển khai | Không | Chọn một hoặc nhiều Khoa/Phòng/Bộ môn cùng tham gia hỗ trợ thực hiện các nội dung trong thỏa thuận. |
| Bản scan đính kèm | Khuyến nghị | Tải lên file PDF bản scan chính thức đã có đầy đủ chữ ký và con dấu hai bên. |
| Nội dung hợp tác chính | Không | Ghi tóm tắt các cam kết trọng tâm (trao đổi giảng viên, sinh viên thực tập, hội thảo...). |
- Tránh trùng lặp: Khi cán bộ chọn một đơn vị làm Đơn vị phụ trách chính, hệ thống sẽ tự động loại bỏ đơn vị đó khỏi danh sách lựa chọn của Đơn vị phối hợp (và ngược lại). Điều này giúp bảo đảm dữ liệu luôn nhất quán, một đơn vị không thể vừa chủ trì vừa phối hợp chính mình.
- Tự động kế thừa từ Đối tác: Nếu cán bộ nhấn thêm thỏa thuận trực tiếp từ màn hình chi tiết của một đối tác đã được phân công đơn vị, hệ thống sẽ tự động điền sẵn Đơn vị phụ trách chính và các Đơn vị phối hợp từ hồ sơ đối tác sang thỏa thuận, tiết kiệm thời gian nhập liệu.
3. Theo dõi Chi tiết & Lịch sử Chuyển trạng thái
Nhấn vào tiêu đề của bất kỳ văn bản nào trong danh sách để mở trang thông tin chi tiết:
Tại đây, cán bộ có thể nắm bắt toàn diện tình hình của thỏa thuận qua các thẻ nghiệp vụ:
- Thông tin chung: Hiển thị pháp lý, đối tác, đơn vị chủ trì, đơn vị đồng hành và thời gian hiệu lực.
- Tệp đính kèm & Bản scan: Lưu trữ tập trung các phiên bản dự thảo, bản scan đóng dấu chính thức và các phụ lục phát sinh.
- Lịch sử chuyển trạng thái: Ghi nhận tự động ai là người thay đổi trạng thái, vào thời gian nào kèm ghi chú lý do.
Vòng đời trạng thái của Văn bản ký kết:
4. Quản lý Nộp Bản scan & Đôn đốc Hạn nộp
Sau khi lễ ký kết diễn ra thành công, thỏa thuận chuyển sang trạng thái Đã ký. Tuy nhiên, để thỏa thuận có đầy đủ giá trị pháp lý lưu trữ trên hệ thống, cán bộ cần hoàn tất việc nộp Bản scan chính thức.
- Hệ thống quy định thời hạn nộp bản scan là 30 ngày kể từ ngày ký.
- Nếu sau 30 ngày cán bộ chưa tải lên file scan có dấu đỏ, hệ thống sẽ hiển thị biểu tượng chuông cảnh báo màu cam và đưa văn bản vào danh sách Đôn đốc nộp bản scan.
- Khi cán bộ tải lên bản scan hợp lệ, văn bản sẽ tự động chuyển trạng thái sang Có hiệu lực.
5. Tái ký Thỏa thuận khi Đáo hạn
Khi thỏa thuận sắp hết hạn, chuyên viên phụ trách có thể nhấn nút Tái ký thỏa thuận:
- Hệ thống tự động tạo một hồ sơ thỏa thuận mới kế thừa toàn bộ thông tin từ văn bản cũ: Tên đối tác, Cấp ký kết, Đơn vị phụ trách chính, Đơn vị phối hợp triển khai.
- Cán bộ chỉ cần cập nhật ngày ký mới và thời hạn hiệu lực mới.
- Văn bản cũ sẽ được hệ thống lưu trữ dưới dạng lịch sử gắn liền với văn bản mới, giúp tra cứu quan hệ hợp tác liên tục không bị ngắt quãng.