Skip to main content

Lên Lịch Kỷ Niệm & Ghi Nhận Quà Tặng

Điểm tạo nên sự khác biệt giữa phần mềm Quản lý Đối ngoại (IRMS) so với việc dùng bảng tính Excel thủ công chính là khả năng tự động nhắc nhở việc chăm sóc ngoại giao đúng lúc rảnh tay, ngăn cho các chuyên viên không bị xót lọt các sự kiện đặc biệt.

Tab 3 — Các Ngày Kỷ niệm trọng đại​

Chuyển tới Tab 3, hệ thống cung cấp một tiện ích lên lịch chuyên biệt cho các ngày lễ có tính chu kỳ thường niên.

Tab 3: Ngày kỷ niệm & Nhắc nhở tự động

1. Phân loại ngày kỷ niệm​

Mục này cung cấp nhắc báo cho chính ngày lễ của Cơ Quan đó, chứ không phải dành cho cá nhân nhân sự:

  • Ngày thành lập: Thường thích hợp với đa số là các Bệnh viện, Tập đoàn và Doanh nghiệp. Ví dụ: BVĐK Trung Ương tỉnh lập ngày 02/10.
  • Ngày Quốc khánh: Chuyên dụng cho các cơ quan ngoại giao mang tầm biểu tượng cao là Đại sứ quán, Lãnh sự quán.

2. Sự tự động hoá của Cỗ máy báo thức​

Khi nạp danh sách lịch lễ kỷ niệm, hệ thống yêu cầu một tham số khá thú vị là: Muốn nhắc báo trước bao nhiêu ngày?

Từ đó trở đi, mỗi sáng sớm lúc 8h00 mỗi ngày, hệ thống sẽ xem lịch, kiểm tra tất cả các đối tác xem có ai đụng ngày "ngưỡng chuẩn bị" chưa. Nếu có rồi, phần mềm lập tức gửi đi một thông báo Cảnh báo (Đỏ) trong website, đồng thời nhắn kèm theo email thẳng về tay Cán bộ đang quản lý đơn vị đối tác đó. Nhờ vậy phòng Đối ngoại luôn trong thế chủ động tuyệt đối mà không cần giở Lập lịch cá nhân ra xem mỗi buổi sáng.

Tab 4 — Nhật ký quà tặng​

Sau kết quả của những lần "Báo thức" và đi chăm sóc trên (như tặng điện hoa chúc mừng khai trương, biếu quà gặp lại đầu xuân, ...), người Cán bộ phải thực hiện chốt lưu ngay nghiệp vụ vào mục Tab 4.

Tab 4: Nhật ký quà tặng - Lịch sử ngoại giao

Ghi sổ như thế nào?​

Để mọi thứ minh bạch cho báo cáo vào cuối kỳ kế toán, hệ thống thiết kế biểu mẫu nhập trực diện:

  • Ngắn gọn Tên / Dịp lễ: Mục đích chính là gì? (Tết, Thăm hỏi). Cụ thể là mua loại quà gì hay hình thức gặp mặt tiệc tùng.
  • Giá trị kinh tế: Đây là việc buộc phải kê khai con số thành tiền VND dùng cho hạng mục quà tặng.
  • Giao tận tay Đầu mối: Chọn luôn một cái tên thuộc danh bạ nhân sự ở (Tab 2) thể hiện rằng người cầm lấy và nhận quà từ nhà trường là ai.
Tại sao hệ thống luôn bắt nhập cột Giá Trị?

Do tất thảy mọi ngân sách chi tiêu, hoạt động mang tính lễ lạt quà cáp của Cơ quan Nhà nước bắt buộc phải được theo dõi, kê khai có sổ sách định kỳ để trình thanh tra, lãnh đạo. Lấy dữ liệu ghi nhận tại Tab 4 ở khu vực này, thì mục "Báo cáo của Ban Giám hiệu" ở phần xem Tổng thể (Dashboard) sẽ trực tiếp phân hoá và ra tự động biểu đổ "Chi phí dòng ngân sách tài trợ Ngoại giao". Đảm bảo minh bạch báo cáo tối đa.