Phê duyệt & Gửi duyệt lại Hồ sơ Đối tác
Hệ thống IRMS áp dụng quy trình thẩm định tập trung đối với mọi hồ sơ đối tác do các đơn vị (Khoa, Phòng, Viện, Bộ môn) tạo mới.
1. Sơ đồ Quy trình Tổng quan
2. Phân định Vai trò
| Vai trò | Trách nhiệm chính |
|---|---|
| Cán bộ Đơn vị | • Tạo hồ sơ đối tác mới. • Theo dõi trạng thái duyệt. • Chỉnh sửa và gửi duyệt lại nếu bị từ chối. |
| Phòng HTQT | • Thẩm định tính chính xác của hồ sơ. • Phê duyệt để đưa đối tác vào sử dụng chính thức. • Từ chối và nêu rõ lý do cần bổ sung. |
3. Trạng thái Duyệt trên Danh sách
Tại trang Danh sách đối tác (/admin/customers), cán bộ theo dõi qua cột Trạng thái duyệt:
- Đã duyệt: Hồ sơ hoàn tất, sẵn sàng ký kết văn bản và ghi nhận hoạt động.
- Chờ duyệt: Đang thẩm định, tạm khóa chỉnh sửa để bảo toàn dữ liệu.
- Từ chối: Chưa đạt yêu cầu. Hồ sơ vẫn hiển thị trên danh sách của đơn vị để chỉnh sửa và gửi duyệt lại.
Thao tác nhanh
Với hồ sơ Từ chối, cán bộ có thể bấm nút Gửi duyệt lại ngay tại cột thao tác ngoài danh sách.
4. Xem Lý do Từ chối
Khi hồ sơ bị từ chối, hệ thống gửi thông báo qua chuông thông báo và email.
Khi mở trang chi tiết đối tác, thông báo đỏ hiển thị rõ ràng lý do từ chối:
- Lý do từ chối: Nêu rõ thông tin cần bổ sung theo phản hồi của Phòng HTQT.
- Xem lịch sử phê duyệt: Cuộn xuống bảng lịch sử ghi nhận chi tiết thời gian và người từ chối.
- Thao tác: Nhấn Cập nhật để sửa thông tin, hoặc Gửi phê duyệt lại ở thanh công cụ góc trên bên phải.
5. Chỉnh sửa & Gửi duyệt lại
Đơn vị chọn 1 trong 2 cách:
Cách 1: Gửi duyệt lại nhanh
Áp dụng khi đã bổ sung tài liệu ngoại tuyến hoặc giải trình mà không cần sửa form:
- Nhấn Gửi phê duyệt lại (ở góc trên bên phải hoặc tại danh sách).
- Nhập nội dung giải trình vào hộp thoại.
- Nhấn Gửi phê duyệt lại.
Cách 2: Sửa thông tin và gửi duyệt lại
Áp dụng khi cần bổ sung thông tin thiếu (Website, Người liên hệ...):
- Nhấn nút Cập nhật ở góc trên bên phải.
- Điền bổ sung các thông tin còn thiếu.
- Tích chọn ☑ Đồng thời gửi duyệt lại hồ sơ này sau khi cập nhật ở cuối trang.
- Nhập ghi chú giải trình và nhấn Cập nhật thông tin đối tác.
6. Quy trình Thẩm định (Dành cho HTQT)
Cán bộ Phòng HTQT thẩm định tại trang chi tiết hồ sơ đang chờ duyệt:
- Phê duyệt: Bấm nút Phê duyệt (xanh lá) ở góc phải $\rightarrow$ Hồ sơ kích hoạt chính thức.
- Từ chối: Bấm nút Từ chối (đỏ) $\rightarrow$ Nhập lý do cụ thể để đơn vị chỉnh sửa.
7. Lưu ý Quan trọng
- Khi Chờ duyệt: Hồ sơ tạm khóa chỉnh sửa để phục vụ thẩm định.
- Khi Bị từ chối: Hồ sơ không bị mất, đơn vị cập nhật và gửi duyệt lại cho đến khi đạt yêu cầu.