Quy trình & Luồng nghiệp vụ Hồ sơ Đối tác
Tài liệu này hướng dẫn cán bộ quản lý đối ngoại nắm rõ quy trình làm việc, luồng xử lý thông tin và các quy tắc tự động của hệ thống khi quản lý Hồ sơ Đối tác.
1. Vòng đời Quản lý Đối tác
Quy trình quản lý một đối tác từ khi tiếp cận ban đầu cho đến khi kết thúc hợp tác được tóm tắt qua các bước sau:
2. Quy trình Cập nhật & Đồng bộ Thông tin
Khi cán bộ điền thông tin và nhấn Lưu hồ sơ, hệ thống sẽ thực hiện các bước xử lý tự động sau để đảm bảo dữ liệu đồng nhất:
Trong danh sách đầu mối liên hệ của một đối tác, hệ thống chỉ cho phép thiết lập tối đa một người là "Liên hệ chính". Khi cán bộ đánh dấu chọn "Liên hệ chính" cho một nhân sự mới, hệ thống sẽ tự động gỡ bỏ trạng thái này của nhân sự cũ trước đó.
3. Các quy tắc nghiệp vụ quan trọng
Để đảm bảo số liệu báo cáo chính xác, hệ thống áp dụng một số quy tắc tự động sau:
3.1 Gắn quốc gia theo phạm vi hợp tác
- Nếu chọn phạm vi Trong nước: Hệ thống tự động khóa quốc gia là Việt Nam để tránh nhập sai sót.
- Nếu chọn phạm vi Ngoài nước: Hệ thống mở danh sách quốc tế để cán bộ tìm và chọn quốc gia phù hợp.
3.2 Quy định nghiêm ngặt về việc xóa hồ sơ đối tác
Hệ thống không cho phép xóa hồ sơ đối tác nếu đối tác đó đã phát sinh bất kỳ hoạt động nào sau đây:
- Văn bản ký kết: Đã có thỏa thuận MoU/MoA hoặc hợp đồng liên quan.
- Đoàn ra / Đoàn vào: Đã có chuyến đi công tác của cán bộ hoặc có đoàn khách đối tác đến thăm trường.
- Lịch sử tương tác: Đã có danh bạ liên hệ, lịch sử tặng quà, ngày kỷ niệm hoặc nhật ký họp làm việc.
- Cán bộ tốt nghiệp: Đã có thông tin cán bộ trường tốt nghiệp tại đơn vị này.
Nếu đối tác đã có dữ liệu liên kết trên hệ thống và không còn hợp tác nữa, cán bộ không được xóa (để giữ lại lịch sử báo cáo của Trường). Thay vào đó, hãy chuyển trạng thái của đối tác sang "Ngừng hoạt động".
4. Các tính năng tự động hỗ trợ cán bộ
4.1 Tự động gom dữ liệu vào Lịch sử hợp tác
Cán bộ không cần tự tay ghi chép lịch sử hoạt động. Bất cứ khi nào có hoạt động liên quan đến đối tác ở các phân hệ khác (ký MoU mới, có đoàn cán bộ đi công tác, có đoàn khách đến thăm, dự án hợp tác mới...), hệ thống sẽ tự động liên kết và hiển thị trên Lịch sử hợp tác tại trang chi tiết đối tác.
4.2 Tự động cảnh báo trùng lặp quà tặng
Khi cán bộ tạo một nhật ký tặng quà mới, hệ thống tự động đối chiếu trong 6 tháng gần nhất. Nếu phát hiện món quà cùng tên đã được trao tặng cho đối tác này trước đó, hệ thống sẽ hiển thị một dòng cảnh báo trên màn hình giúp cán bộ điều chỉnh quà tặng cho phù hợp và tinh tế.
4.3 Tự động theo dõi thời hạn & Đôn đốc nộp bản scan ký kết (Quét 07:00 sáng hàng ngày)
- Mỗi ngày một lần vào lúc 07:00 sáng, hệ thống tự động rà soát các văn bản ở trạng thái Chờ ký kết.
- Nếu văn bản đã quá hạn (mặc định 30 ngày) mà chưa có file scan đính kèm, hệ thống sẽ bật nhãn cảnh báo đỏ và gửi thông báo nhắc việc trực tiếp qua chuông và email cho cán bộ phụ trách.
- Xem hướng dẫn chi tiết tại: Theo dõi & Đôn đốc nộp bản ký kết MoU.
4.4 Tự động kiểm tra & Chống trùng lặp danh sách cán bộ tốt nghiệp
Khi nhập danh sách cán bộ tốt nghiệp từ file Excel:
- Hệ thống tự động đối chiếu theo cặp mã nhân sự và đối tác.
- Nếu cán bộ đã tồn tại, hệ thống tự động cập nhật thông tin mới nhất mà không bao giờ sinh ra dòng trùng lặp.
- Xem hướng dẫn chi tiết tại: Quản lý Cán bộ tốt nghiệp từ Đối tác.