Skip to main content

Tạo mới Đối tác & Khai báo Đầu mối

Để tạo một hồ sơ đối tác mới hoặc cập nhật đối tác hiện có, nhấn nút "+ Thêm mới" (góc phải màn hình danh sách) hoặc nhấn biểu tượng "bút chì" bên cạnh bất kỳ đối tác nào. Hệ thống sẽ mở ra khung "Hồ sơ Đối tác" đi qua tuần tự các thẻ (Tab) nội dung.

Tab 1 — Thông tin tổ chức​

Tab đầu tiên là nơi bạn điền toàn bộ thông tin gốc của tổ chức mà trường đang thiết lập quan hệ.

Tab 1: Thông tin tổ chức - Hồ sơ Đối tác

1. Cơ chế Phân loại Trong / Ngoài nước​

Tính năng thông minh giúp tiết kiệm thời gian thao tác khi nhập liệu dựa trên việc phân nhóm:

  • Khi chọn Trong nước: Hệ thống sẽ tự động chỉ định Quốc gia là Việt Nam (bạn không cần phải chọn lại thủ công) và đưa ra các loại hình tổ chức phù hợp như: Bệnh viện, Trường Đại học nội địa, Công ty Dược phẩm...
  • Khi chọn Ngoài nước: Bạn có thể tự do tìm kiếm Quốc gia tương ứng và chọn các loại hình tổ chức mang tính quốc tế như: Đại sứ quán, Tổ chức Phi chính phủ (NGO), Đại học Quốc tế...

2. Cấp độ Chiến lược​

Cấp độ hợp tác giúp các nhà quản lý sau này có thể dễ dàng lập ra danh sách ưu tiên để trích xuất báo cáo, hoặc lên ngân sách chuẩn bị quà tặng dịp lễ, Tết. Có 3 mức độ cơ bản:

  1. Tuyệt đối - Cấp Chiến lược: Những đối tác cực kỳ quan trọng, có quan hệ sâu sắc và lâu đời (VD: Đại học Cần Thơ, Chulalongkorn University).
  2. Ổn định - Đã ký văn bản (MoU/MoA): Các đối tác đang triển khai thỏa thuận cơ bản đã được ký kết chính thức.
  3. Mới tiếp cận - Đối tác Tiềm năng: Các tổ chức chưa ký kết gì nhưng có tiềm năng hợp tác tốt, cần đưa vào khu vực "danh sách chờ" để bộ phận chuyên môn nuôi dưỡng và chăm sóc.
Tải lên Logo đơn vị

Bạn có thể cập nhật Logo của đối tác để bảng danh sách thêm rõ ràng và sống động. Lưu ý: Phần mềm chỉ hỗ trợ ảnh định dạng (JPG, PNG, WebP) có dung lượng nhỏ hơn 2MB; nên dùng hình vuông để hiển thị được đều và đẹp nhất.

Tab 2 — Khai báo Đầu mối liên hệ​

Sau khi đã điền thông tin tổ chức, bạn nhấn chuyển qua Tab 2 để tạo danh bạ nhân sự của tổ chức đó.

Tab 2: Danh sách đầu mối liên hệ

Tại sao phần này lại quan trọng?​

Tổ chức thì chỉ có một, nhưng công việc trên thực tế lại cần sự giao tiếp giữa người với người. Việc chúng ta ghi lại đúng nhân sự sẽ hỗ trợ rất nhiều.

  • Hỗ trợ xuất tự động biểu mẫu văn bản (Bản Word, Bản PDF) in đúng họ tên đầy đủ, chức danh để làm cơ sở pháp lý.
  • Cho phép quản lý và thống kê rõ ràng ai là người đã được gửi và trực tiếp nhận quà từ phía nhà trường.

Hướng dẫn nhập liệu​

  • Họ và Tên: Cần điền đầy đủ để tôn trọng đối tác, bao gồm cả các học hàm, học vị đi kèm trước tên (GS. TS. BS., Dược sĩ...).
  • Chức vụ: Là chức danh chính thức mà cá nhân họ đang làm việc tại tổ chức đó.
  • Liên hệ chính: Hãy nhấn mạnh "đánh dấu sao" vào người đại diện nòng cốt (người có quyền quyết định) để toàn bộ Cán bộ dễ dàng xác định rõ người cần ưu tiên liên hệ mỗi khi có thông tin khẩn cấp.