Tạo mới và cập nhật Hồ sơ đối tác
Ví dụ: Một bệnh viện vừa đến thăm và bày tỏ ý định hợp tác — bạn cần mở hồ sơ mới để lưu lại thông tin trước khi quên.
Nhấn nút + Thêm mới ở góc trên bên phải màn hình danh sách để bắt đầu. Để chỉnh sửa hồ sơ đã có, nhấn biểu tượng bút chì ở cột Thao tác tương ứng.
Bước 1: Khai báo thông tin tổ chức
Đây là mục đầu tiên, ghi lại các thông tin cơ bản và cố định của đơn vị.
Lưu ý khi chọn phạm vi hợp tác:
- Chọn Trong nước → Quốc gia mặc định là Việt Nam, danh sách loại hình hiển thị theo chuẩn nội địa (Bệnh viện, Trường Đại học, Doanh nghiệp...).
- Chọn Ngoài nước → Bạn có thể tìm tên bất kỳ quốc gia nào, danh sách loại hình chuyển sang chuẩn quốc tế (Đại sứ quán, Tổ chức phi lợi nhuận, Trường Đại học quốc tế...).
Cấp độ quan hệ — Chọn 1 trong 3 mức để hệ thống hỗ trợ lên kế hoạch chăm sóc phù hợp:
| Cấp độ | Ý nghĩa |
|---|---|
| Chiến lược | Đối tác lâu năm, hợp tác sâu, quan trọng hàng đầu |
| Đã ký văn bản | Đã có biên bản ghi nhớ hoặc hợp đồng chính thức |
| Tiềm năng | Mới tiếp cận, chưa có ký kết chính thức |
Tải lên logo của đối tác (định dạng JPG/PNG, dung lượng dưới 2MB) để danh sách hiển thị trực quan và dễ nhận diện hơn.
Bước 2: Lưu danh bạ người liên lạc
Ví dụ: Sau buổi gặp mặt, bạn nhận được danh thiếp của Phó Giám đốc và chuyên viên đối ngoại — hãy lưu lại ngay để không thất lạc.
Chuyển sang mục Đầu mối liên hệ và nhấn + Thêm để ghi lại từng người.
- Nhập đầy đủ họ tên, học hàm/học vị, chức vụ, email, số điện thoại để hệ thống tự điền chính xác vào các biểu mẫu công văn sau này.
- Nhấn Đánh dấu Liên hệ chính cho người có thẩm quyền cao nhất hoặc người bạn thường xuyên làm việc cùng. Người được đánh dấu sẽ hiển thị nổi bật để bất kỳ ai vào hồ sơ cũng biết nên liên hệ ai trước.
Bước 3: Khai báo Hồ sơ hợp tác
Mục Hồ sơ hợp tác là trung tâm quản lý toàn bộ các văn bản thỏa thuận, chương trình dự án, nhật ký lịch sử làm việc và tư liệu hình ảnh liên quan đến đối tác. Mục này bao gồm 4 thẻ phân mục chính:
3.1 Phân mục: Văn bản ký kết (MoU/MoA)
Ví dụ: Trường vừa ký Biên bản ghi nhớ (MoU) với đối tác — bạn cần khai báo và lưu lại bản quét (scan) để hệ thống theo dõi hiệu lực và tự động cảnh báo ngày hết hạn.
Thao tác nhập liệu:
- Tại thẻ Văn bản ký kết (MoU/MoA), nhấn nút + Thêm mới ở góc trên bên phải thẻ.
- Cửa sổ biểu mẫu Thêm mới Văn bản ký kết sẽ hiển thị.
Chi tiết các trường thông tin:
| Trường thông tin | Bắt buộc | Mô tả & Quy định nhập |
|---|---|---|
| Đơn vị phụ trách | ✅ Có | Chọn đơn vị (Khoa/Phòng/Trung tâm) trực thuộc trường chịu trách nhiệm chính theo dõi văn bản này. |
| Loại văn bản | ✅ Có | Chọn 1 trong các loại: Biên bản ghi nhớ (MoU), Thỏa thuận hợp tác (MoA), Hợp đồng nguyên tắc, Phụ lục hợp đồng... |
| Trạng thái | ✅ Có | Chọn trạng thái văn bản: Đang soạn thảo, Đang hiệu lực, Sắp hết hạn, Đã hết hạn, Hủy bỏ. |
| Mã văn bản | Không | Nhập số hiệu/mã văn bản (Ví dụ: MOU-2026-001). Nếu để trống, hệ thống sẽ tự sinh mã quản lý nội bộ. |
| Tên văn bản | ✅ Có | Nhập tên đầy đủ của văn bản thỏa thuận (Ví dụ: Biên bản ghi nhớ hợp tác đào tạo và nghiên cứu y khoa năm 2026). |
| Ngày ký / Ngày hiệu lực | Không | Chọn ngày ký chính thức. Hệ thống sẽ tự động gợi ý Ngày hiệu lực trùng với Ngày ký. |
| Ngày hết hạn & Nút gợi ý | Không | Chọn ngày hết hạn. Có thể dùng các nút chọn nhanh: +1 năm, +3 năm, +5 năm hoặc Vô thời hạn. |
| Nhắc trước & Tái ký | Không | Nhập số ngày hệ thống cần phát cảnh báo trước khi hết hạn (mặc định 30 ngày). Bật công tắc Có thể tái ký nếu cho phép gia hạn. |
| Đại diện phía ta | ✅ Có | Chọn cán bộ/lãnh đạo đại diện ký kết từ danh mục nhân sự, hoặc bật công tắc Nhập thủ công phía ta để tự gõ họ tên & chức danh. |
| Đại diện đối tác | Không | Tự động trích xuất từ người liên hệ chính của đối tác hoặc nhập họ tên & chức danh đại diện đối tác. |
| Mô tả & Điều khoản | Không | Nhập tóm tắt nội dung chính, phạm vi hợp tác và các điều khoản quan trọng cần lưu ý. |
| Tài liệu đính kèm | Không | Tải lên bản quét PDF/Word chính thức đã có đầy đủ chữ ký và dấu mực. |
- Khi nhập Ngày ký, hệ thống sẽ tự động điền Ngày hiệu lực.
- Sử dụng nút gợi ý +1 năm, +3 năm, +5 năm để tính nhanh Ngày hết hạn dựa trên Ngày hiệu lực.
Hệ thống sẽ dựa vào số ngày cài đặt ở mục Nhắc trước (ngày) để phát thông báo cảnh báo tự động trên thanh thông báo chung và Dashboard khi văn bản sắp hết hiệu lực.
3.2 Phân mục: Chương trình & Dự án
Ví dụ: Sau khi ký MoU, hai bên triển khai một Dự án nghiên cứu lâm sàng chung — bạn cần khai báo dự án để quản lý nhân sự, kinh phí và mốc tiến độ.
Thao tác nhập liệu:
- Chuyển sang thẻ Chương trình & Dự án, nhấn nút + Thêm mới.
- Hệ thống hiển thị biểu mẫu khai báo dự án đầy đủ các hạng mục quản lý.
Chi tiết các trường thông tin:
| Trường thông tin | Bắt buộc | Mô tả & Quy định nhập |
|---|---|---|
| Tên dự án | ✅ Có | Nhập tên đầy đủ của chương trình hoặc dự án hợp tác. |
| Mã dự án | Không | Nhập mã dự án (Ví dụ: DA-2026-001). Để trống nếu muốn tự động phát sinh. |
| Văn bản ký kết liên kết | Không | Chọn văn bản MoU/MoA trực thuộc (nếu dự án được triển khai dựa trên một thỏa thuận cụ thể đã ký). |
| Loại dự án / Trạng thái | ✅ Có | Chọn phân loại (Nghiên cứu khoa học, Đào tạo, Trao đổi...) và Trạng thái (Đang chuẩn bị, Đang thực hiện, Tạm dừng, Hoàn thành). |
| Mức ưu tiên | ✅ Có | Chọn mức độ ưu tiên: Thấp, Trung bình, Cao, Khẩn cấp. |
| Quản lý dự án | ✅ Có | Chọn cán bộ chủ trì chịu trách nhiệm chính quản lý dự án. |
| Thành viên dự án | Không | Chọn danh sách các cán bộ, giảng viên cùng tham gia thực hiện. |
| Thời gian bắt đầu / Kết thúc | Không | Chọn khoảng thời gian triển khai thực tế của dự án. |
| Ngân sách tổng & Nguồn vốn | ✅ Có | Nhập tổng dự toán ngân sách, loại tiền tệ (VND, USD, EUR...) và chọn Nguồn vốn tài trợ. |
| Mốc tiến độ (Milestones) | Không | Khai báo các cột mốc quan trọng và thời hạn hoàn thành trong thẻ tab Mốc tiến độ. |
| Giao dịch kinh phí | Không | Nhập các khoản phân bổ dự toán và thực chi trong thẻ tab Giao dịch kinh phí. |
Trong thẻ Giao dịch kinh phí, nếu tổng số tiền phân bổ vượt quá Ngân sách tổng, hệ thống sẽ tự động hiển thị thanh tiến độ cảnh báo màu đỏ vượt dự toán.
3.3 Phân mục: Lịch sử hoạt động
Ví dụ: Đoàn công tác của đối tác đến thăm và làm việc tại trường — bạn cần lưu lại nhật ký buổi làm việc, các trao đổi và hành động cần theo dõi.
Thao tác nhập liệu:
- Chuyển sang thẻ Lịch sử hoạt động, nhấn nút + Thêm mới.
- Biểu mẫu ghi nhận hoạt động xuất hiện.
Chi tiết các trường thông tin:
| Trường thông tin | Bắt buộc | Mô tả & Quy định nhập |
|---|---|---|
| Tiêu đề hoạt động | ✅ Có | Nhập tiêu đề buổi làm việc, hội thảo hoặc sự kiện (Ví dụ: Buổi làm việc song phương về dự án trao đổi sinh viên). |
| Loại hoạt động | ✅ Có | Chọn loại: Cuộc họp, Tiếp đón, Hội nghị / Hội thảo, Thăm thực địa, Trao đổi giảng viên, Chuyển giao kỹ thuật... |
| Biên bản (MoU/MoA) | ⚠️ Điều kiện | Bắt buộc chọn văn bản ký kết liên kết nếu Loại hoạt động là Hội thảo, Trao đổi giảng viên hoặc Chuyển giao kỹ thuật. |
| Thời gian bắt đầu / Kết thúc | ✅ Bắt đầu | Chọn ngày giờ diễn ra và ngày giờ kết thúc hoạt động. |
| Địa điểm & Thành phần | Không | Nhập địa điểm diễn ra và danh sách đại biểu tham dự của cả 2 bên. |
| Nội dung & Kết quả | Không | Tóm tắt các chủ đề trao đổi chính, kết quả thống nhất và các công việc cần tiếp tục theo dõi (Follow-up). |
Tất cả các nhật ký hoạt động được ghi nhận tại đây sẽ tự động hiển thị trong dòng thời gian (Timeline) tổng hợp tại trang Dashboard quản trị.
3.4 Phân mục: Thư viện hình ảnh
Ví dụ: Muốn xem lại các hình ảnh tư liệu tại Lễ ký kết MoU hoặc các buổi làm việc thực tế cùng đối tác.
Tính năng nổi bật của Thư viện hình ảnh:
- Gom nhóm theo sự kiện: Tự động tổng hợp tất cả các file hình ảnh đính kèm từ Lịch sử hoạt động, Văn bản ký kết và Chương trình & Dự án thành các album sự kiện theo thời gian.
- Bộ lọc đa dạng: Cho phép lọc xem ảnh theo nguồn dữ liệu (Tất cả, Lịch sử hoạt động, Văn bản ký kết hoặc Dự án).
- Xem ảnh phóng to: Nhấp trực tiếp vào bất kỳ hình ảnh nào để xem trình chiếu slideshow chất lượng cao.