Quản lý Hồ sơ Đối tác

Phân hệ Hồ sơ Đối tác là nơi lưu trữ tập trung toàn bộ thông tin về các tổ chức mà trường đang hợp tác hoặc có quan hệ ngoại giao — từ thông tin liên lạc, văn bản ký kết, cho đến lịch sử tặng quà và các ngày kỷ niệm quan trọng.

Phân hệ này giúp gì cho bạn?

Tình huống thực tế	Hệ thống hỗ trợ
Cần số điện thoại của Giám đốc Bệnh viện đối tác gấp	Tra cứu ngay trong danh bạ liên hệ của hồ sơ
Muốn xem biên bản ghi nhớ (MoU) đã ký với trường đối tác nước ngoài	Mở hồ sơ → Tab Thỏa thuận → Xem hoặc tải file scan
Theo dõi văn bản đã duyệt chủ trương đến hạn nộp bản scan	Hệ thống tự động cảnh báo và gửi thông báo nhắc việc
Cần thống kê số cán bộ của Trường đã tốt nghiệp từ trường đối tác	Mở Tab Cán bộ tốt nghiệp → Xem danh sách hoặc xuất file Excel
Không nhớ bao giờ đến ngày thành lập của Bệnh viện A để chuẩn bị hoa	Hệ thống tự động gửi thông báo nhắc việc trước ngày đó
Sếp hỏi năm nay chi phí tặng quà cho đối tác nước ngoài là bao nhiêu	Xem báo cáo tổng hợp được cộng tự động từ nhật ký quà tặng

Màn hình Danh sách Đối tác

Truy cập Hồ sơ Đối tác → Danh sách để xem toàn bộ đơn vị đang được quản lý.

• Ô thống kê ở đầu trang cho biết tổng số đối tác, số đang hoạt động, số tạm ngừng.
• Nút lọc nhanh (Trong nước / Ngoài nước) ở góc trên giúp thu hẹp danh sách ngay lập tức mà không cần tải lại trang.
• Đơn vị phụ trách & Phối hợp triển khai: Cột đơn vị trên bảng danh sách phản ánh chính xác Khoa/Phòng/Trung tâm chủ trì và các đơn vị đồng hành được Trường phân công, giúp cán bộ dễ dàng lọc và nắm bắt trách nhiệm theo dõi.

Tìm kiếm thông minh đa chiều (Smart Search)

Hộp tìm kiếm nâng cao trên thanh công cụ hỗ trợ tra cứu thông minh liên thông đa thực thể. Khi người dùng nhập từ khóa, hệ thống không chỉ quét thông tin cơ bản của đối tác mà còn tự động tìm kiếm sâu trong các hoạt động và dữ liệu liên kết:

• Tra cứu liên thông đa thực thể (Tập trung & Chính xác): Hệ thống tối ưu hóa phạm vi tìm kiếm theo tên, tiêu đề và mã định danh cốt lõi của các hoạt động, dự án và thực thể liên quan, tránh quét lan man vào các nội dung mô tả hay ghi chú phụ để kết quả tra cứu luôn chuẩn xác và không bị loãng:

  • Thông tin đối tác: Tên đối tác (tiếng Việt / tiếng Anh), Mã đối tác, Mã số thuế, Địa chỉ, Email, Số điện thoại, Website, Tỉnh/Thành phố, Quốc gia.
  • Văn bản ký kết (MoU/MoA): Tìm theo Mã/Số hiệu văn bản, Tên/Tiêu đề văn bản thỏa thuận, và Năm ký kết / Năm hết hạn.
  • Lịch sử hoạt động: Tìm theo Tên / Tiêu đề hoạt động hợp tác và Năm diễn ra hoạt động.
  • Chương trình & Dự án: Tìm theo Tên chương trình/dự án, Mã dự án, Tên viết tắt và Năm thực hiện (áp dụng cho cả dự án đối tác chủ trì hoặc tham gia).
  • Cán bộ tốt nghiệp: Tìm theo Họ và tên cán bộ, Mã số cán bộ (MSCB) và Năm tốt nghiệp.
  • Thư viện hình ảnh: Tìm theo Tiêu đề hình ảnh (hoặc tên ảnh gốc) đính kèm trong các thỏa thuận, hoạt động và dự án của đối tác.

• Menu gợi ý phân nhóm trực quan (Autocomplete Dropdown):

  • Tự động phân loại kết quả theo các danh mục: Đối tác phù hợp, Văn bản & Thỏa thuận, Lịch sử hoạt động, Chương trình & Dự án, Cán bộ tốt nghiệp, Thư viện hình ảnh, kèm theo các thẻ gợi ý nhanh Địa điểm và Năm ký kết.
  • Điều hướng xem chi tiết thông minh:
    • Có trang chi tiết độc lập (Văn bản, Hoạt động, Dự án): Nhấn nút "Xem" để chuyển hướng trực tiếp đến trang chi tiết của thực thể đó.
    • Chưa có trang chi tiết độc lập (Cán bộ tốt nghiệp, Thư viện hình ảnh): Hệ thống hiển thị rõ ràng thông tin đối tác liên quan và cung cấp nút "Xem đối tác" để tự động chuyển hướng đến đúng thẻ/phân mục trong trang chi tiết của đối tác (Thẻ 6 cho Cán bộ tốt nghiệp, Thẻ 5 - Phân mục Thư viện ảnh).
    • Lọc nhanh danh sách: Khi nhấn vào dòng gợi ý, từ khóa được tự động điền vào ô tìm kiếm và danh sách đối tác sẽ được lọc ra các đối tác có liên quan đến tiêu chí đó.

Cấu trúc thông tin một Hồ sơ Đối tác

Khi truy cập vào trang chi tiết đối tác, thông tin được tổ chức thành 6 thẻ trực quan giúp theo dõi và quản lý toàn diện quan hệ đối ngoại:

Thẻ	Tên Thẻ	Nội dung chi tiết
1	Tổng quan	Hiển thị thông tin cơ bản (loại hình, cấp độ, quốc gia, logo), chỉ số Sức khỏe hợp tác, thông tin liên hệ nhanh và đặc biệt là Lịch sử hợp tác.
2	Đầu mối liên hệ	Lưu trữ danh bạ nhân sự của đối tác (chức vụ, số điện thoại, email, liên hệ chính).
3	Nhật ký quà tặng	Ghi nhận chi tiết lịch sử trao tặng quà, lẵng hoa, hiện vật và kinh phí thực hiện theo từng sự kiện.
4	Ngày kỷ niệm	Thiết lập nhắc lịch tự động các sự kiện thường niên như Ngày thành lập, Ngày Quốc khánh của đối tác.
5	Hồ sơ hợp tác	Quản lý các văn bản thỏa thuận (MoU/MoA), các chương trình & dự án hợp tác, lịch sử hoạt động và thư viện hình ảnh minh chứng.
6	Cán bộ tốt nghiệp	Quản lý danh sách cán bộ, giảng viên của Trường từng học tập và tốt nghiệp tại đơn vị đối tác này (hỗ trợ nhập/xuất Excel và tìm kiếm thông minh).

---

Lịch sử hợp tác

Điểm nổi bật của trang chi tiết đối tác trong phân hệ CRM là tính năng Lịch sử hợp tác. Tính năng này hoạt động như một trung tâm kết nối dữ liệu liên thông tự động:

• Tự động tổng hợp dữ liệu: Hệ thống tự động thu thập thông tin hoạt động từ nhiều phân hệ khác nhau có gắn với đối tác này:
  • Văn bản ký kết: Các văn bản thỏa thuận được thiết lập hoặc ký mới.
  • Đoàn ra: Các chuyến đi công tác, học tập của cán bộ nhà trường đến đối tác này.
  • Đoàn vào: Các đoàn khách quốc tế từ đơn vị đối tác đến thăm và làm việc tại trường.
  • Nhật ký làm việc: Các cuộc họp, buổi trao đổi song phương.
  • Kết quả hoạt động: Các kết quả, dự án cụ thể phát sinh từ thỏa thuận đã ký.
  • Dự án hợp tác: Các dự án lớn đang được phối hợp thực hiện.
  • Quà tặng: Lịch sử tặng quà lễ tân.
• Liên kết điều hướng thông minh: Các sự kiện trên lịch sử hợp tác hiển thị đầy đủ ngày tháng, nhãn phân loại màu sắc và mô tả ngắn gọn. Người dùng có thể click trực tiếp vào tiêu đề sự kiện hoặc mô tả để hệ thống chuyển hướng nhanh đến trang chi tiết của hoạt động tương ứng, giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm.