Hồ sơ Trao đổi Sinh viên

Chức năng Hồ sơ Trao đổi Sinh viên đóng vai trò ghi nhận toàn bộ hoạt động trao đổi học thuật của sinh viên. Mỗi sinh viên có thể có nhiều hồ sơ trao đổi khác nhau nếu họ tham gia nhiều đợt lưu động.

Màn hình Danh sách & Thống kê

Từ màn hình Quản lý hồ sơ trao đổi, người dùng có thể:

• Lọc theo Hình thức, Loại hồ sơ, Trường đối tác, và Khoa/Phòng ban.
• Tương tác với Dashboard báo cáo nhanh số lượng hồ sơ được nộp và duyệt.
• Tải lên (Export) danh sách để in hoặc làm báo cáo ngoại tuyến.

Khởi tạo và Quản lý một Hồ sơ

Để tạo một hồ sơ mới, quy trình sẽ có sự liên kết luồng dữ liệu (Cascade UX), yêu cầu người nhập phải chọn theo đúng thứ tự logic.

Giải thích các trường nhập liệu Thông tin Hồ sơ

Trường	Bắt buộc	Mô tả
Hình thức lưu động	✅ Có	Bắt buộc chọn Inbound hoặc Outbound. Thay đổi giá trị này sẽ tự động tải lại danh sách sinh viên tương ứng.
Loại hồ sơ	✅ Có	Phân loại chương trình tham gia (Tham quan, học ngắn hạn, thực tập, v.v...).
Khoa / Phòng ban	Tuỳ thuộc	Nếu là sinh viên Outbound: là khoa trực thuộc của sinh viên. Nếu là sinh viên Inbound: là khoa của Trường đại diện tiếp nhận sinh viên.
Sinh viên	✅ Có	Ô Search sẽ mở khoá sau khi chọn Hình thức. Tìm theo tên hoặc Mã sinh viên.
Trường / Tổ chức đối tác	Không	Trường đối tác mà sinh viên sẽ tới học (Outbound) hoặc trường xuất phát (Inbound).

Kế hoạch Thời gian

Qúa trình học tập yêu cầu cung cấp khung tham chiếu thời gian.

Trường	Bắt buộc	Mô tả
Ngày bắt đầu / Kết thúc	Không	Khung thời gian trao đổi. Ngày kết thúc không thể chọn là một ngày ở quá khứ so với ngày bắt đầu.
Năm học / Học kỳ	Không	Giúp bộ phận Phân tích dữ liệu ở Module Báo cáo Thống kê đối chiếu các chỉ số.

Mục đích, Ghi chú và Tài liệu

• Mục đích: Ghi chi tiết về nhiệm vụ chính trong đợt đi (Ví dụ: Trao đổi lâm sàng Răng Hàm Mặt, Seminar Khoa Học Dược...).
• Tài liệu đính kèm: Upload các tệp tài liệu số hóa như: Quyết định cử đi học, Thư mời trúng tuyển từ đơn vị phía bạn (Letter of Acceptance).

Luồng duyệt tự động

Hồ sơ sau khi khởi tạo sẽ mang Trạng thái (Status) là Draft hoặc chuyển ngay sang Chờ duyệt. Một tiến trình xét duyệt tự động được tạo ra (Workflow) tùy theo cài đặt của hệ thống. Người quản lý (Admin / Ban Giám hiệu) có thể đi vào Chi tiết Hồ sơ để Phê duyệt hoặc Từ chối đợt đi/đến.

Khu vực Xét duyệt & Xử lý (Detail Page)

Trang chi tiết Hồ sơ Trao đổi được chia làm 2 phần màn hình song song, thao tác như sau:

1. Khối Trình xem Hồ sơ Điện tử (Left Pane)

Khu vực này tổng hợp thông tin, hiển thị sơ yếu lý lịch thu gọn:

• Phân biệt rõ hồ sơ Inbound và Outbound bằng [Thẻ màu phân loại] (Inbound màu tím, Outbound màu cam).
• Các Tài liệu đính kèm cho phép Click để xem trước (Preview) hoặc tải xuống (Download).

Xuất biểu mẫu & In ấn (Export)

Trong hệ thống hành chính trường học, quy trình số hóa thường phải đi đôi với bản in cứng (Hard-copy) để lấy chữ ký tươi / đóng dấu mộc.

Vì vậy, hệ thống cung cấp tính năng Xuất văn bản:

• Nằm ở góc trên cùng của nút điều khiển.
• Giúp tự động chèn dữ liệu điện tử vào mẫu Đơn xin phép tiêu chuẩn của nhà trường.
• Có thể kết xuất ra định dạng PDF hoặc Word (.docx) (trong trường hợp người dùng cần chỉnh sửa tay thủ công thêm một vài dòng).

2. Các Modules Theo dõi Chuyên sâu (Bị Khóa tạm thời)

Với mục tiêu đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, hệ thống tự động khóa (lock) các thành phần chức năng cho đến khi hồ sơ chính thức được phê duyệt Approved:

• Quản lý Visa (Theo dõi thị thực): Cho phép ghi nhận dữ liệu liên quan tới Visa và hộ chiếu.
• Khai báo Tạm trú (Temporary Residence): Chỉ xuất hiện đối với hồ sơ Inbound. Chức năng này cho phép phòng hợp tác quốc tế nộp thông tin tạm trú, theo dõi quá trình nhập cảnh, xuất cảnh của lưu học sinh quốc tế vào lãnh thổ và kí túc xá trường.

3. Timeline & Tiến trình Xét duyệt (Right Pane)

Phía bên phải điều khiển quá trình xét duyệt Approval Engine. Workflow thường gồm nhiều bước liên tục:

1. Bước 1: Đại diện Khoa xác nhận. (Sinh viên thuộc khoa nào thì khoa đó duyệt - Hệ thống kiểm tra ID của Khoa liên kết).
2. Bước 2: Phòng Hợp tác Quốc tế (HTQT) rà soát tính hợp lệ.
3. Bước 3: Ban Giám hiệu (Rector) ra quyết định cuối cùng. Bước này là tùy chọn dựa theo cài đặt tham số linh hoạt (needs_rector_approval).

Hệ thống sẽ điều khiển trạng thái khóa/mở khóa các khối liên quan tùy theo tình trạng Workflow hiện tại.

Hướng dẫn thao tác Xét duyệt

Dưới đây là các thao tác bấm cụ thể để vận hành luồng duyệt:

1. Gửi duyệt (Submit for Approval):

   • Áp dụng khi hồ sơ vừa tạo mới (trạng thái Draft hoặc Open).
   • Người điền hồ sơ nhấn nút "Gửi duyệt" ở phía trên thanh Timeline. Hồ sơ sẽ lập tức nhảy vào Bước 1 để chờ người có thẩm quyền phê duyệt.

2. Xử lý Xét duyệt (Approve / Reject):

   • Tại mỗi bước, nếu tài khoản đăng nhập của bạn được phân quyền phụ trách bước đó (ví dụ: Trưởng khoa tương ứng, hoặc Chuyên viên HTQT), bạn sẽ thấy bảng điều khiển Quyết định hiện lên.
   • Phê duyệt (Approve): Nhấn nút xanh. Bạn có thể ghi thêm nhận xét (comment). Hồ sơ tự động nhảy lên Bước tiếp theo hoặc Hoàn tất duyệt.
   • Từ chối (Reject): Nhấn nút đỏ. Bắt buộc ghi rõ lý do từ chối vào Popup hiện lên (ví dụ: "Thiếu giấy xác nhận y tế"). Hồ sơ sẽ bị hủy luồng duyệt và trả về trạng thái Từ chối.

3. Xem lại Lịch sử:

   • Tại bất kỳ thời điểm nào, mọi người đều có thể nhấn vào từng dòng quá khứ trên Timeline để đọc lại bình luận của người đã duyệt trước đó.

Vòng đời Hồ sơ (Application Lifecycle)

Để nắm vững luồng nghiệp vụ, người dùng cần hiểu Rõ các Trạng thái hệ thống (Status) mà một Hồ sơ trải qua. Diễn biến trạng thái (State Machine) giúp mở khóa chức năng theo đúng trình tự pháp lý:

Chi tiết các mốc quan trọng:

• Draft / Open: Hồ sơ đang được nháp, bạn được phép sửa bất kỳ trường nào. Chưa ai khác nhìn thấy thông báo xét duyệt.
• Đang rà soát (Review stages): Trạng thái trung gian khi qua các khâu (Khoa -> HTQT -> BGH). Lúc này, người khởi tạo không thể chỉnh sửa form nữa để đảm bảo tính minh bạch.
• Approved (Đã được duyệt): Đây là đích đến cuối cùng của thủ tục. Ngay tại mốc này, Hồ sơ trở thành một tài liệu lưu trữ chính thức và nút Khai báo Visa / Tạm trú mới bắt đầu được hiển thị.
• Rejected / Cancelled: Hồ sơ bị bác bỏ hoặc bị hủy. Nếu muốn làm lại, người dùng phải tạo mới (Clone).