Chuyển tới nội dung chính

Hướng dẫn Xét duyệt & Xuất Biểu mẫu Visa dành cho Cán bộ

Tài liệu này hướng dẫn cán bộ Phòng Hợp tác Quốc tế và quản trị viên thực hiện tiếp nhận, rà soát, điều chỉnh dữ liệu, phê duyệt hồ sơ, nhập thông tin tra cứu BCA / Link thanh toán và xuất biểu mẫu hành chính cho thủ tục Cấp mới Visa (Mẫu NA2 / Công văn XNC) và Gia hạn Visa (Mẫu NA5).

Trách nhiệm của Cán bộ Đối ngoại

Cán bộ đối ngoại đóng vai trò kiểm duyệt, gửi thông tin điều phối và hoàn thiện thủ tục pháp lý cho lưu học sinh:

  1. Rà soát & Chỉnh sửa: Kiểm tra tính chính xác của tờ khai và tệp minh chứng. Cán bộ có quyền sửa trực tiếp các sai sót thông tin do sinh viên nhập trước khi bấm phê duyệt.
  2. Phê duyệt & Tự động gửi Email: Phê duyệt hồ sơ (kích hoạt Email phê duyệt tự động) và kết xuất file Word (Mẫu NA2 hoặc NA5) để gửi Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (Bộ Công an).
  3. Cập nhật Mã tra cứu BCA & Link Thanh toán: Nhập thông tin tra cứu BCA và Link thanh toán lệ phí để tự động gửi Email hướng dẫn sinh viên.
  4. Theo dõi Tiến độ & Tạm trú: Theo dõi tiến độ Visa, kiểm tra thông tin tạm trú của sinh viên và đóng hồ sơ khi hoàn thành chương trình.

1. Tiếp nhận & Rà soát Hồ sơ​

Cán bộ quản lý danh sách hồ sơ tại phân hệ Quản trị (/admin/student-mobility/applications).

Màn hình Quản lý Danh sách Hồ sơ Cán bộ

Các bước rà soát:​

  1. Tại màn hình danh sách, cán bộ thực hiện lọc các hồ sơ ở trạng thái Đã nộp.
  2. Nhấn vào hồ sơ để xem chi tiết tờ khai nhân thân, thông tin hộ chiếu và danh sách tài liệu đính kèm (Ảnh 4x6, Hộ chiếu, Minh chứng tạm trú...).
  3. Quyền điều chỉnh dữ liệu trực tiếp: Nếu phát hiện sinh viên khai sai thông tin (nhập sai số hộ chiếu, nhầm tên cửa khẩu nhập cảnh...), cán bộ mở Form chỉnh sửa để cập nhật thông tin chuẩn xác trước khi tiến hành duyệt.

2. Phê duyệt Hồ sơ & Kích hoạt Email Thông báo​

Cán bộ thực hiện phê duyệt hồ sơ trực tiếp ngay trên màn hình chi tiết.

Tiến trình Xét duyệt và Thao tác Cán bộ

Thao tác phê duyệt:​

  • Cán bộ nhấn nút Phê duyệt / Cập nhật & Duyệt ngay.
  • Hệ thống tự động xử lý:
    • Chuyển trạng thái hồ sơ sang Đã duyệt.
    • Tự động gửi Email thông báo Phê duyệt hồ sơ đến địa chỉ Email của sinh viên.
    • Tự động hoàn tất quy trình phê duyệt liên quan.
    • Mở khóa phân hệ Theo dõi Visa (Visa Stepper) và Khai báo Tạm trú.
Quy tắc Nút bấm tại Trạng thái Đã duyệt

Sau khi hồ sơ chuyển sang trạng thái Đã duyệt:

  • Giao diện chỉ hiển thị nút "Hoàn tất" (dùng khi sinh viên kết thúc đợt học/visa).
  • Nút "Hủy bỏ" bị ẩn nhằm bảo đảm tính pháp lý của hồ sơ đã ban hành.

3. Cập nhật Mã Hồ sơ BCA, Link Tra cứu & Link Thanh toán Lệ phí​

Sau khi nộp hồ sơ lên Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (Bộ Công an), cán bộ thực hiện cập nhật các thông tin điều hành để hệ thống tự động gửi Email thông báo cho sinh viên:

3.1 Nhập Mã Hồ sơ BCA & Link Tra cứu Tiến độ​

  1. Trên màn hình chi tiết hồ sơ đã duyệt, cán bộ mở mục Thông tin Xuất nhập cảnh / Cục XNC.
  2. Nhập Mã hồ sơ BCA (Ví dụ: BCA-2026-8892) và Link tra cứu tiến độ được cấp từ Cổng dịch vụ công Bộ Công an.
  3. Nhấn Lưu thông tin. Hệ thống sẽ tự động gửi Email thông báo kèm Mã BCA & Link tra cứu đến cho sinh viên.
  1. Khi Cục QLXNC gửi thông báo chấp thuận và yêu cầu nộp lệ phí, cán bộ truy cập mục cập nhật lệ phí.
  2. Nhập Link thanh toán lệ phí trực tuyến.
  3. Nhấn Gửi thông báo thanh toán. Hệ thống sẽ tự động gửi Email thông báo kèm Link thanh toán lệ phí cho sinh viên thực hiện đóng phí.

4. Xuất Biểu mẫu Word (Mẫu NA5 & Mẫu NA2)​

Sau khi hồ sơ được phê duyệt, cán bộ tiến hành kết xuất biểu mẫu hành chính nộp Cục Quản lý Xuất nhập cảnh.

Các bước xuất file Word:​

  1. Tại trang chi tiết hồ sơ đã duyệt, cán bộ nhấn nút Xuất văn bản.
  2. Chọn loại biểu mẫu cần xuất:
    • Công văn xin tiếp nhận / Bảo lãnh (Mẫu NA2): Áp dụng cho hồ sơ Cấp mới Visa.
    • Tờ khai Đề nghị Gia hạn Tạm trú (Mẫu NA5): Áp dụng cho hồ sơ Gia hạn Visa.
  3. Hệ thống tự động trích xuất và điền dữ liệu điện tử vào biểu mẫu: Họ tên, Quốc tịch, Số hộ chiếu, Cửa khẩu nhập cảnh, Mục I.9 (Được phép tạm trú đến ngày), Mục III.2 (Gia hạn tạm trú đến ngày).
  4. Nhấn Xuất file Word để tải tệp .docx hoàn chỉnh phục vụ in ấn và nộp hồ sơ.

5. Theo dõi Tiến độ Visa, Kiểm tra Tạm trú & Hoàn tất Hồ sơ​

Cán bộ theo dõi và quản lý vòng đời thị thực của lưu học sinh thông qua thanh tiến trình Visa Stepper và bảng kiểm tra cư trú.

Quản lý tiến độ:​

  • Cán bộ cập nhật trạng thái theo từng giai đoạn: Đã nộp Cục XNC ➔ Đã có kết quả ➔ Đã nhập cảnh.
  • Kiểm tra danh sách bản ghi Tạm trú do sinh viên khai báo trên hệ thống để đảm bảo tính hợp lệ.
  • Khi đợt lưu động kết thúc, cán bộ nhấn Hoàn tất để đóng hồ sơ lưu trữ.