Hồ sơ Cá nhân Sinh viên
Trang Quản lý Hồ sơ Sinh viên là nơi lưu trữ sơ yếu lý lịch, thông tin liên lạc và hộ chiếu của sinh viên trao đổi.
- Hồ sơ Cá nhân Sinh viên: Lưu trữ thông tin lý lịch cá nhân và hộ chiếu cố định của sinh viên (chỉ cần tạo một lần duy nhất). Dữ liệu này bắt buộc phải có trước khi lập Hồ sơ Trao đổi.
- Hồ sơ Trao đổi: Lập cho từng đợt đi/đến cụ thể của sinh viên đó. Một sinh viên có thể tham gia nhiều đợt trao đổi khác nhau.
Màn hình Danh sách
Từ màn hình danh sách, cán bộ có thể:
- Tìm kiếm sinh viên theo tên hoặc mã số.
- Lọc theo loại hình sinh viên (Inbound hoặc Outbound).
- Tạo thông tin sinh viên mới bằng nút "Thêm mới".
Tạo mới / Cập nhật Hồ sơ Sinh viên
Màn hình thêm mới bao gồm các nhóm dữ liệu chính. Cán bộ nhập các trường cần thiết và hệ thống sẽ bắt lỗi nếu có.
Giải thích các trường nhập liệu
| Nhóm / Trường dữ liệu | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Thông tin cá nhân | ||
| Họ và Tên | ✅ Có | Nhập đầy đủ họ và tên sinh viên. |
| ✅ Có | Bắt buộc nhập và phải đúng định dạng. Email dùng để liên lạc hoặc tạo tài khoản đăng nhập hệ thống. | |
| Giới tính | ✅ Có | Dùng cho báo cáo thống kê và điền thông tin thị thực. |
| Quốc tịch | Không | Giúp phân loại sinh viên quốc tế (Inbound) và tham chiếu thủ tục Visa. |
| Ngày sinh, SĐT, Địa chỉ | Không | Dữ liệu cá nhân mở rộng bổ sung hồ sơ lý lịch. |
| Thông tin Hộ chiếu | ||
| Số hộ chiếu, Nơi cấp, Ngày | Không | Nên cung cấp sớm để dùng cho chức năng theo dõi Visa và tự động điền các biểu mẫu xin cấp thị thực (Mẫu NA2). Hệ thống tự động bắt lỗi Ngày hết hạn phải sau Ngày cấp. |
| Thông tin Quản lý | ||
| Trình độ đào tạo | ✅ Có | Sinh viên thuộc bậc: Tiến sĩ, Thạc sĩ, Đại học, Ngắn hạn, Thực tập... |
| Nguồn kinh phí | ✅ Có | Lựa chọn giữa: Hiệp định / Học bổng hoặc Tự túc. |
| Loại lưu lượng | ✅ Có | Phân biệt sinh viên Inbound (từ nước ngoài sang) hay Outbound (từ VN ra nước ngoài). |
| Trạng thái | ✅ Có | Đang học, Tốt nghiệp, Bảo lưu, Bỏ học... |
| Niên khóa | ✅ Có | Yêu cầu chọn phạm vi Năm nhập học - Năm tốt nghiệp dự kiến. |
| Chuyên ngành học | Không | Bao gồm: Mã ngành học tại trường, Tên ngành học, Lớp, Khóa (VD: K46). Các thông tin này sẽ được in trực tiếp lên các biểu mẫu hành chính. |
| Trường / Khoa trực thuộc | Không | Khoa chịu trách nhiệm tại CTUMP và Trường Đối tác. |
| Tài khoản hệ thống | ||
| Tạo tài khoản sinh viên | Tùy chọn | Nếu được chọn, bạn sẽ phải nhập mật khẩu (tối thiểu 8 ký tự). Sinh viên dùng email đã nhập ở trên và mật khẩu này để truy cập Cổng thông tin sinh viên. |
Hồ sơ sinh viên có chứa thông tin hộ chiếu và cá nhân nhạy cảm. Hệ thống chỉ chia sẻ quyền xem cho các cán bộ có thẩm quyền thực sự hoặc người xử lý hồ sơ trong quy trình xét duyệt.
Màn hình Chi tiết Sinh viên
Khi click vào một sinh viên trong danh sách, màn hình Chi tiết Sinh viên sẽ mở ra. Đây là hồ sơ toàn diện 360° của sinh viên, được tổ chức thành 5 thẻ (tab) chức năng:
| Thẻ (Tab) | Nội dung |
|---|---|
| Thông tin chung | Lý lịch cá nhân, Khoa/Đơn vị, chuyên ngành, trường đối tác và ghi chú. |
| Hộ chiếu | Số hộ chiếu, nơi cấp, ngày cấp và ngày hết hạn. Hiển thị cảnh báo đỏ nếu hộ chiếu đã hết hạn. |
| Visa | Danh sách tất cả Visa của sinh viên (cả từ hồ sơ trao đổi lẫn thêm thủ công). Có nút Thêm Visa. |
| Hồ sơ trao đổi | Bảng danh sách các đợt trao đổi đã đăng ký, kèm link xem chi tiết hồ sơ. |
| Kho tài liệu | Tất cả tệp đính kèm được gom theo từng Hồ sơ trao đổi. Cán bộ có thể tải lên và xóa tài liệu tại đây. |
Nếu hộ chiếu của sinh viên đã quá ngày hết hạn, hệ thống sẽ tự động hiển thị dải cảnh báo đỏ ngay đầu Tab "Thông tin chung" và Tab "Hộ chiếu" để nhắc cán bộ cập nhật thông tin kịp thời.
Thêm Visa Thủ công (Không qua Hồ sơ trao đổi)
Từ Tab Visa, cán bộ có thể nhấn "Thêm Visa" để khai báo Visa trực tiếp mà không cần thông qua quy trình duyệt hồ sơ. Tính năng này giải quyết các trường hợp thực tế:
- Sinh viên đã có sẵn Visa/Thẻ tạm trú: Không cần nhà trường xin cấp mới.
- Miễn thị thực: Sinh viên đến từ các quốc gia được miễn thị thực (như các nước ASEAN).
Các trường trong Form thêm Visa thủ công
| Nhóm / Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Visa | ||
| Số Visa | Không | Mã số thị thực thực tế (VD: DV-2025-123456). |
| Loại Visa | Không | Loại hình thị thực (VD: D-2, Exchange...). |
| Ngày cấp Visa | Không | Ngày được cơ quan có thẩm quyền cấp thị thực. |
| Ngày hết hạn Visa | ✅ Có | Bắt buộc nhập. Hệ thống kiểm tra: phải sau Ngày cấp và không được vượt quá ngày hết hạn Hộ chiếu. |
| Nhắc trước (ngày) | Không | Số ngày trước khi hết hạn sẽ gửi cảnh báo (mặc định: 30 ngày). |
| Xuất nhập cảnh | ||
| Ngày nhập cảnh / Cửa khẩu nhập | Không | Ngày và địa điểm sinh viên nhập cảnh vào Việt Nam (VD: Nội Bài). |
| Ngày xuất cảnh / Cửa khẩu xuất | Không | Ngày và địa điểm sinh viên rời Việt Nam. |
| Ngày về nước | Không | Ngày sinh viên kết thúc toàn bộ hành trình và về nước chính thức. |
| Hộ chiếu | ||
| Đã nhận Hộ chiếu | Không | Bật nếu nhà trường đã nhận giữ hộ chiếu của sinh viên. |
| Ngày nộp Hộ chiếu | Không | Ngày sinh viên nộp hộ chiếu cho nhà trường. |
| Đã trả Hộ chiếu | Không | Bật khi nhà trường đã trả hộ chiếu lại cho sinh viên. |
| Ngày trả Hộ chiếu | Không | Ngày trả lại hộ chiếu cho sinh viên. |
| Ghi chú | Không | Ghi nhận thêm thông tin bổ sung liên quan đến Visa này. |
Bản ghi Visa thêm thủ công sẽ xuất hiện cùng danh sách với các Visa được tạo từ luồng Hồ sơ trao đổi. Cán bộ có thể tiếp tục khai báo Tạm trú trực tiếp dưới bản ghi Visa thủ công này mà không cần có một Hồ sơ trao đổi đang hoạt động.
👉 Đọc thêm: Chi tiết về quy trình quản lý trạng thái, cảnh báo hết hạn và cách khai báo tạm trú trong hồ sơ trao đổi, vui lòng xem bài Hồ sơ Trao đổi Sinh viên.