Chuyển tới nội dung chính

Quy trình & Luồng nghiệp vụ Sinh viên & Visa

Tài liệu này hướng dẫn cán bộ quản lý đối ngoại nắm vững vòng đời quản lý lưu học sinh, quy trình xét duyệt hồ sơ trao đổi, và các điểm chạm tự động hóa về thị thực (Visa) và tạm trú trên hệ thống.

1. Bản đồ Quy trình Tổng thể (Overview Lifecycle)​

Quy trình quản lý sinh viên trao đổi (đặc biệt đối với sinh viên nước ngoài sang học tại trường - Inbound) gồm 4 giai đoạn khép kín:

2. Quy trình Phê duyệt Rút gọn​

Hồ sơ trao đổi sau khi nộp sẽ đi qua luồng phê duyệt rút gọn 1 bước duy nhất: Phòng Hợp tác Quốc tế xét duyệt. Việc này giúp tối ưu hóa thời gian và nguồn lực xử lý hồ sơ.

3. Các cơ chế tự động hóa hỗ trợ cán bộ​

Nhờ sự liên thông dữ liệu giữa các phân hệ, hệ thống tự động thực hiện các hành động sau để giảm thiểu thao tác thủ công và tránh bỏ sót thủ tục pháp lý:

3.1 Tự động chuyển trạng thái Visa sau khi duyệt hồ sơ​

  • Khi toàn bộ quy trình duyệt hồ sơ trao đổi được phê duyệt hoàn tất, hệ thống sẽ tự động chuyển trạng thái hồ sơ xin Visa liên kết từ Chưa bắt đầu sang Đã nộp hồ sơ để bắt đầu chu kỳ theo dõi.

3.2 Tự động nhắc nhở Khai báo tạm trú khi Nhập cảnh​

  • Ngay khi cán bộ cập nhật trạng thái Visa của sinh viên thành Đã nhập cảnh, hệ thống sẽ tự động tạo sẵn 1 bản ghi tạm trú mới ở trạng thái Chờ đăng ký gắn liền với nơi ở hiện tại của sinh viên.
  • Bản ghi này đóng vai trò nhắc việc, yêu cầu cán bộ hoàn thành thủ tục đăng ký tạm trú với Công an địa phương trong vòng 48 giờ theo đúng quy định pháp luật.

3.3 Tự động gửi Thông báo & Email chúc mừng​

  • Khi duyệt hoàn tất: Hệ thống tự động gửi email và thông báo chúc mừng tới tài khoản của sinh viên, đồng thời thông báo cho toàn bộ các cán bộ đã tham gia xét duyệt trong tiến trình.
  • Khi Visa có kết quả: Ngay khi cập nhật Visa sang trạng thái Đã cấp Visa hoặc Từ chối cấp, hệ thống sẽ tự động gửi email thông báo chi tiết cho sinh viên kèm hướng dẫn đến phòng HTQT nhận lại hộ chiếu.

4. Các quy tắc cảnh báo hạn cư trú​

Hệ thống duy trì một trình quét tự động hàng ngày để phát hiện và cảnh báo các trường hợp sắp hết hạn giấy tờ pháp lý:

  • Cảnh báo Hộ chiếu hết hạn: Hiển thị dải màu Đỏ cảnh báo nổi bật ngay trong trang chi tiết nếu hộ chiếu của sinh viên đã quá hạn.
  • Cảnh báo Visa hết hạn: Tự động gửi thông báo và email nhắc nhở trước 30 ngày (hoặc số ngày tự chọn trong ô "Nhắc trước") trước khi thị thực của sinh viên hết hiệu lực.
  • Cảnh báo Tạm trú quá hạn: Hiển thị nhãn cảnh báo màu Vàng nếu thời hạn đăng ký tạm trú còn dưới 7 ngày, và nhãn Đỏ nếu đã quá hạn đăng ký mà chưa được gia hạn hoặc đổi địa điểm ở mới.