Theo dõi Visa và Khai báo Tạm trú
Chức năng Visa & Tạm trú giám sát tình trạng thị thực tư pháp và cư trú pháp lý của lưu học sinh, đặc biệt quan trọng đối với sinh viên quốc tế (Inbound). Tính năng này chỉ được mở khóa (unlock) sau khi Hồ sơ Trao đổi của sinh viên đã được phê duyệt thành công bởi Ban Giám hiệu / HTQT.
1. Màn hình Quản lý Visa
Hệ thống cung cấp một màn hình tập trung để nhắc nhở và quản lý tình trạng thị thực của Sinh viên.
- Các bộ lọc nâng cao cho phép lọc ra sinh viên Sắp hết hạn Visa (mặc định chiếu theo 30 ngày), hoặc Đã quá hạn.
- Lọc theo Loại Visa, Tình trạng nộp hộ chiếu.
Khai báo và Cập nhật Thông tin Visa
Tại trang Thêm mới và Cập nhật, cán bộ có thể cung cấp các hình thức lưu trú cho sinh viên.
Giải thích các trường nhập liệu
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Loại hình Visa | ✅ Có | Khai báo loại tình trạng lưu trú thực tế. Nếu chọn Miễn Thị thực (Visa Exempted) hoặc Đã có Visa (Existing Visa), hệ thống sẽ tự động ẩn các trường nhập số và ngày cấp Visa. |
| Số Visa | Theo loại | Nếu sinh viên phải xin cấp/nộp Visa mới, cần ghi lại Số Visa ở đây. |
| Ngày Cấp / Hết hạn | Theo loại | Giúp hệ thống tính toán và tự động gửi cảnh báo khi sinh viên sắp hết hạn lưu trú trong khoảng 30, 15, 7 ngày. Khoảng thời gian này có thể tùy chỉnh ở trường visa_reminder_days. |
| Giao nhận Hộ chiếu (Passport) | Không | Theo dõi việc trả/nộp hộ chiếu giữa sinh viên và nhà trường qua các checkbox (Đã nộp hộ chiếu / Đã trả hộ chiếu). Hệ thống sẽ có cảnh báo nếu đã nộp nhưng chưa trả. |
| Cửa khẩu (Ports) | Không | Ghi lại cửa khẩu nhập cảnh (Entry Port) và xuất cảnh (Exit Port) cùng với các ngày giờ tương ứng để có đầy đủ bằng chứng pháp lý. |
| Tài liệu | Không | Đính kèm bản Scan sổ visa/hộ chiếu thực tế. |
Hệ thống cung cấp Background Job quét mỗi 24 tiếng. Các hồ sơ rơi vào tình trạng Gần hết hạn lưu trú hoặc Cần trả hộ chiếu sẽ tự động được Push Notification tới người phụ trách và gửi Email nhắc nhở.
2. Khai báo Tạm Trú (Chỉ dành cho Inbound)
Bên trong chi tiết một Hồ sơ trao đổi Inbound, sẽ có thêm một Panel gọi là Khai báo Tạm trú (Temporary Residence).
Mục đích: Sử dụng để ghi nhận các thông tin và đính kèm thủ tục khai báo tạm trú cho lưu học sinh quốc tế lưu trú tại Ký túc xá hoặc cơ sở bên ngoài.
- Hỗ trợ điền nhiều lần khai báo nếu sinh viên chuyển nhiều địa điểm.
- Hỗ trợ đính kèm scan giấy phép/ sổ đăng ký tạm vắng tạm trú.