Sinh viên & Visa
Module Sinh viên & Visa giúp cán bộ Phòng Hợp tác Quốc tế và các Khoa/Bộ môn quản lý toàn bộ vòng đời của sinh viên trao đổi — từ lúc nộp hồ sơ, xét duyệt, đến theo dõi Visa và tạm trú sau khi nhập cảnh.
Phân biệt hai loại hồ sơ dễ nhầm lẫn
Để quản lý chính xác, cán bộ cần phân biệt rõ hai loại hồ sơ sau:
- Hồ sơ Cá nhân Sinh viên: Lưu trữ thông tin lý lịch cá nhân, thông tin liên lạc và hộ chiếu của sinh viên. Mỗi sinh viên chỉ có một hồ sơ cá nhân duy nhất trên hệ thống và được sử dụng lâu dài cho tất cả các đợt trao đổi.
- Hồ sơ Trao đổi: Ghi nhận thông tin của từng đợt lưu động/trao đổi cụ thể của sinh viên đó (ví dụ: đợt đi thực tập hè 2025, đợt trao đổi lâm sàng học kỳ 1 năm 2026). Một sinh viên có thể có nhiều Hồ sơ Trao đổi khác nhau theo thời gian, tất cả đều liên kết chung tới một Hồ sơ Cá nhân Sinh viên gốc.
Luồng nghiệp vụ tổng quát
Quy trình quản lý một sinh viên trao đổi gồm 3 giai đoạn chính:
1. Tạo hồ sơ sinh viên → 2. Lập & xét duyệt Hồ sơ Trao đổi → 3. Theo dõi Visa & Tạm trú
Quy trình duyệt hồ sơ rút gọn
Sau khi sinh viên hoặc cán bộ nộp hồ sơ, hồ sơ sẽ được xét duyệt trực tiếp bởi Phòng Hợp tác Quốc tế nhằm tinh giản quy trình hành chính và rút ngắn tối đa thời gian xử lý:
| Bước | Đơn vị duyệt | Ghi chú |
|---|---|---|
| Duyệt hồ sơ | Phòng Hợp tác Quốc tế | Đánh giá tổng thể hồ sơ, kiểm tra nhân thân, thị thực và phê duyệt trực tiếp |
Các chức năng chính
| Trang | Chức năng | Route |
|---|---|---|
| Hồ sơ Cá nhân Sinh viên | Tạo và lưu trữ lý lịch, thông tin cá nhân và hộ chiếu của sinh viên. | /admin/student-mobility/students |
| Hồ sơ Trao đổi | Lập hồ sơ, theo dõi quy trình duyệt, xuất biểu mẫu hành chính, quản lý Visa & Tạm trú. | /admin/student-mobility/applications |