Xét duyệt & Tiếp nhận
Phân hệ Xét duyệt & Tiếp nhận là hệ thống quản lý quy trình phê duyệt nhiều bước, được thiết kế để áp dụng đồng bộ cho các hồ sơ, đề xuất và tài liệu khác nhau của nhà trường. Quản trị viên hệ thống sẽ thiết lập các quy trình duyệt với các bước cụ thể và chỉ định người có thẩm quyền phê duyệt cho từng bước. Người dùng chỉ cần thực hiện thao tác duyệt, từ chối hoặc chuyển tiếp trực tiếp ngay trên giao diện hệ thống.
Giao diện Tổng quan
Màn hình chính hiển thị 4 ô thống kê ở đầu trang, giúp theo dõi nhanh số lượng yêu cầu, theo sau là bảng nội dung chi tiết.
Ý nghĩa các ô thống kê
| Ô thống kê | Màu sắc | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Chờ tôi duyệt | 🟠 Cam | Số lượng yêu cầu đang chờ chính tài khoản của bạn phê duyệt |
| Đang xử lý | 🔵 Xanh | Số lượng yêu cầu đang trong quá trình duyệt (chưa kết thúc quy trình) |
| Đã duyệt | 🟢 Xanh lá | Số lượng yêu cầu đã được phê duyệt hoàn tất ở tất cả các bước |
| Từ chối | 🔴 Đỏ | Số lượng yêu cầu bị từ chối phê duyệt |
Các con số hiển thị trên ô thống kê phản ánh tổng số liệu chung của toàn hệ thống. Riêng ô "Chờ tôi duyệt" chỉ đếm chính xác số lượng yêu cầu đang thực sự đợi bạn xử lý ở bước hiện tại.
Các Tab chức năng
| Tab | Quyền truy cập | Chức năng chính |
|---|---|---|
| 🔔 Chờ tôi duyệt | Cán bộ được phân công duyệt | Danh sách các yêu cầu đang chờ tài khoản của bạn phê duyệt |
| 📋 Tất cả yêu cầu | Lãnh đạo / Chuyên viên quản lý | Xem toàn bộ các yêu cầu phê duyệt có trên hệ thống |
| 🔀 Quản lý quy trình | Quản trị viên hệ thống | Cấu hình, tạo mới và chỉnh sửa các quy trình phê duyệt tự động |
Hệ thống tự động ẩn hoặc hiện các tab chức năng dựa trên vai trò của người đăng nhập. Cán bộ thông thường sẽ chỉ nhìn thấy danh sách các yêu cầu chờ duyệt, trong khi tab cấu hình quy trình sẽ chỉ hiển thị cho quản trị viên hệ thống.
Luồng nghiệp vụ tổng quát
- Tạo yêu cầu: Người dùng tạo hồ sơ đề xuất (Đoàn vào, Đoàn ra...) và nhấn lưu để gửi yêu cầu phê duyệt.
- Khởi động quy trình: Yêu cầu tự động được đưa vào Bước 1 của quy trình phê duyệt tương ứng.
- Thẩm định bước: Cán bộ được phân công duyệt ở bước 1 xem xét hồ sơ và chọn:
- Phê duyệt: Chuyển tiếp sang bước 2 (nếu quy trình có nhiều bước) hoặc hoàn tất phê duyệt nếu đây là bước cuối cùng.
- Từ chối: Chuyển hồ sơ về trạng thái Từ chối (hồ sơ sẽ quay lại bước trước hoặc trả về người tạo tùy cấu hình).
- Hoàn tất quy trình: Trạng thái hồ sơ được cập nhật chính thức thành Đã duyệt, Từ chối hoặc Đã hủy.
Trạng thái yêu cầu phê duyệt
| Trạng thái | Màu hiển thị | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Chờ xử lý | 🟡 Vàng | Hồ sơ mới gửi trình, chưa được cán bộ nào xử lý |
| Đang xử lý | 🔵 Xanh | Hồ sơ đang được phê duyệt lần lượt qua các bước |
| Đã duyệt | 🟢 Xanh lá | Hồ sơ đã hoàn thành phê duyệt ở tất cả các bước |
| Từ chối | 🔴 Đỏ | Hồ sơ bị từ chối phê duyệt tại một bước nào đó |
| Đã hủy | ⚫ Xám | Yêu cầu phê duyệt đã được hủy bỏ |